10:00-12:00. Этот отрезок времени стал известен как первый пик работоспособности, период, когда умственная активность достигает своего максимума. В эти часы вы способны эффективно справляться с задачами, которые требуют высокой степени концентрации.
Начните планировать письменно
Для того чтобы начать планировать свой день, в первую очередь важно выбрать подходящий календарь. На сегодняшний день существует множество различных видов планировщиков, но прежде чем делать записи о своих задачах, необходимо понять, что именно делает письменное планирование столь полезным.
Во-первых, наличие планировщика гарантирует, что вы не забудете о важных делах — все ваши цели, будь то краткосрочные или долгосрочные, будут всегда перед глазами. Попытка удерживать все задачи в уме является довольно сложной задачей, которая требует большого усилия и внимания. В отличие от этого, записанные цели позволяют сосредоточиться не просто на том, что необходимо сделать, а на том, как сделать это быстрее и эффективнее.
Во-вторых, письменное планирование предоставляет вам возможность контролировать свои достижения. Вы можете четко видеть, какие задачи уже выполнены, а какие все еще ждут своего времени.
В-третьих, наличие планировщика символизирует дисциплину. Если цель не записана, к ней можно относиться легкомысленно, что может привести к игнорированию. Однако, когда ваш календарь четко показывает определенную цель и конкретные сроки, это становится своего рода обязательством перед самим собой, которое стоит выполнять.
Исходя из этих причин, мы приходим к выводу, что планирование своего дня на бумаге значительно эффективнее, чем попытки удерживать все внутри. Вы должны лишь решить, какой календарь подходит именно вам — будь то традиционный многостраничный планировщик или обыкновенный блокнот. На самом деле, разница между ними не велика, и вам следует выбрать тот вариант, который вызывает у вас наибольшее чувство комфорта.
Составляйте список дел на день — ежедневно
Сердцем вашего планирования является список дел, представляющий собой ключевой элемент любого планирования и в 90% случаев определяющий ваш успех.
Рекомендуется заранее составлять список дел, причем оптимальным является выполнение этого процесса накануне вечера.
Вам следует тщательно планировать свой день и записывать столько задач, сколько сможете осуществить. Гораздо эффективнее запланировать меньше, но успешно завершить все, чем перегружать себя множеством задач и выполнить только часть из них. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы к окончанию дня завершить все дела из списка, в случае наличия незавершенных задач, перенесите их на следующий день.
Вычеркивайте дела
Необходимо отмечать задачи, когда они завершены. Этот процесс обеспечивает крепкий контроль над процессом выполнения. Ощущение удовлетворения от того, что вы в конце дня можете вычеркнуть все выполненные пункты из списка, придаст вам уверенности.
Вам нужно планировать каждую неделю, независимо от того, будний это день или выходные. Запланируйте несколько дел и убедитесь в их выполнении. Если вы будете соблюдать ежедневное планирование, то через пару недель это станет для вас привычкой. Однако если хотя бы в один день вы не сможете запланировать задачи, это может нарушить вашу тенденцию приведения в порядок дел, и привычка перестанет существовать.
Планирование представляет собой систему, известную как пирамида Франклина. Суть ее заключается в том, что распорядок дня — это отправная точка для достижения важных жизненных ценностей и идей. Пирамида состоит из шести уровней:
Что такое режим дня
Давайте начнем с определения:
Режим дня — это хорошо продуманный распорядок, который точно распределяет время с целью его рационального и максимально эффективного использования.
Как было упомянуто ранее, режим дня критически важен для самодисциплины и организованности каждого человека, но его значение простирается и на многие аспекты нашей жизни. К примеру, распорядок дня играет ключевую роль при составлении планов физических упражнений, диет и в работе, когда мы выбираем наиболее продуктивные часы для своих трудовых процессов или творчества.
Мейсон Карри в своей книге «Гениальный режим: распорядок дня великих людей» проводит интересную аналогию о распорядке дня:
«В умелых руках распорядок дня является сложным механизмом, позволяющим использовать наши ограниченные ресурсы: особенно время, которого нам всегда не хватает, а также силу воли, самодисциплину и оптимизм. Организованная схема подобна хорошо отлаженной трассе, по которой умственная энергия движется с хорошей скоростью…».
Необходимо придерживаться режима дня, чтобы не позволить времени использовать наши отвлечения (взгляните на надпись). Каждый из нас сталкивался с ощущением спешки, с трудностями в управлении временем, а также замешательством между личными и профессиональными делами. Мы не всегда можем точно определить, сколько времени потратили на выполнение различных задач, так как часто не считаем нужным контролировать, как используем свое время. Однако именно полноценное расписание помогает разумно и эффективно использовать его. Более того, без навыков успешного планирования дня трудно строить долгосрочные планы, тем более, что основное планирование распорядка дня не так сложно:
| ✔ | День как минимальная единица для планирования удобен благодаря его предсказуемости. |
| ✔ | Если план не удался, вы всегда можете пересмотреть и изменить его на следующий день. |
Важно отметить, что использование термина «правильный» относительно повседневного распорядка можно считать несколько произвольным. Каждый individual имеет свои уникальные особенности, которые влияют на его распорядок дня и жизненные привычки, включая работу и другие аспекты. Однако эксперты в области психологии и медицины утверждают, что функционирование основных жизненных систем человека имеет свои общие закономерности (Wedemeyer G. A., 1996). На этой базе можно создать рекомендации, подходящие большинству людей. Опираясь на эти советы и учитывая свои личные потребности, вы можете выработать режим дня, подходящий именно вам.
Биологические ритмы и распорядок дня
Чтобы создать структурированный и эффективный распорядок дня, необходимо учитывать суточные биологические ритмы. Например, человек, который привык вставать в 7 утра и затем спит до 16:00, существенно снизит свою продуктивность, когда наконец проснется. Это происходит, когда человек не учитывает индивидуальные биологические ритмы и циркадные сдвиги.
Биологические ритмы (или биоритмы) представляют собой периодические изменения интенсивности и характера биологических процессов и явлений в организмах, от которых зависит их полноценное функционирование.
Биоритмы могут быть эндогенными (внутренними) и адаптивными к внешним факторам. Эндогенные ритмы зависят от внутренних биологических часов, тогда как экзогенные ритмы возникают в результате согласования внутренних циклов с внешними условиями (такими как циклы сна и бодрствования, смена дня и ночи). Наиболее интересные для нас в данном контексте — циркадные ритмы. Это циклические колебания активности различных биологических процессов, связанных с чередованием дня и ночи, длящийся в пределах 24 часов (Комсомольская правда, 2016).
Несколько десятилетий назад многие ученые считали изучение биоритмов неактуальной ветвью медицины, но недавние исследования показали обратное. В человеческом мозге, в частности в гипоталамусе, была обнаружена небольшая группа из примерно 20 000 нейронов, отвечающая за контроль циркадных ритмов организма. Этот центр, интервьюируемый в литературе как супрахиазматическое ядро (СХЯ), выполняет функции внутреннего синхронизатора и влияет на биоритмы человека (Y., 2001).
Совы и жаворонки
В психологии широко используется известная классификация людей на «сов» и «жаворонков» в зависимости от времени их максимальной активности. «Совы» имеют сложности с ранним пробуждением, их пик активности, как правило, наступает в вечернее и ночное время. В то время как «жаворонки», напротив, чувствуют себя наиболее энергичными и продуктивными по утрам и теряют свою эффективность к вечеру. Примечательно, что в некоторых африканских странах совы составляют меньшинство, поскольку отсутствие электричества в городах означает, что жизнь в районах замедляется после захода солнца.
Следует учесть, что эта классификация довольно условна. Практика показывает, что нормальные, здоровые люди могут адаптировать свой цикл бодрствования при наличии желания и стратегии. Например, многие бизнесмены, политики и спортсмены, много путешествующие, должны подстраивать свои циркадные ритмы под разницу во времени, чтобы поддерживать работоспособность при смене часовых поясов. Существуют даже практические рекомендации, которые помогут вам максимально безболезненно адаптироваться к рутине после смены часового пояса. Вот некоторые из них:
| 1 | Спланируйте первые дни после приезда, чтобы снизить умственное и физическое напряжение. |
| 2 | Употребляйте легкую пищу, избегайте алкоголя и незнакомой пищи за два дня до полета и по возможности воздержитесь от курения. |
| 3 | Имейте в виду, что рейсы из востока на запад лучше планировать на утренние или дневные часы, а с запада на восток — на дневные рейсы. |
| 4 | Если вы не приобрели билет заранее, постарайтесь изменить свои планы в зависимости от часового пояса, в который летите. |
| 5 | Если ваш полет направлен на запад, старайтесь ложиться спать позже и вставать позже; если вы направляетесь на восток, постарайтесь ложиться спать и вставать на час раньше. |
Часто изменение режима активности происходит без особых усилий, так как человеческий организм способен адаптироваться к топливной среде. Например, студенты, как правило, идут на занятия в 8:30 и часто планируют их исходя из утреннего бодрствования. Со временем их организм привыкает к этому циркадному ритму, то есть быть активным в первой половине дня. Однако, после окончания школы и поступления в университет, где занятия могут проходить во второй половине дня, студенту необходимо адаптироваться к новому графику. Тем не менее, с течением времени биологические часы легко подстраиваются под новую агрегацию без особых трудностей.
Зная свои биологические часы, вы можете лучше организовать свой день. Ниже приведены приблизительные часы активности различных систем организма среднего человека:
04:00 Начало циркадного ритма. На данный момент в кровь выбрасывается кортизол — гормон стресса, отвечающий за активацию важных функций и обеспечивающий нашу активность. Это вещество способствует бодрствованию тех, кто рано встает.
05:00-06:00. В этой временной интервале происходит пробуждение тела, увеличивается обмен веществ, возрастает уровень аминокислот и сахара, что позволяет людям оставаться бодрыми до утра.
Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», утверждает, что мотивация часто переоценивается: «Перестаньте ждать, что мотивация или вдохновение сами придут, создавайте расписание для своих привычек». Помните, мотивация происходит из действий, а не наоборот.
Джедайские техники
Одной из джедайских техник является метод пустого ящика — это метод ежедневного планирования, управления задачами и тайм-менеджмента. Разработан он бизнес-тренером Максимом Дорофеевым как одно из направлений методики GTD (Getting Things Done).
«Входящие» (или «инбокс») представляют собой задачи, процессы и проекты, требующие определенного внимания и решения. Когда этот «почтовый ящик» переполнен, ум испытывает дискомфорт, не имея возможности сосредоточиться на продуктивной работе. Следовательно, важно очищать «инбокс» и заниматься делами.
Как работать с «инбоксом»
- Записывайте все задачи, идеи, списки покупок и т.д. в отдельный список («входящие»).
- Убедитесь, что все пункты хранятся в одном месте. Не создавайте чрезмерное количество списков.
- Пустой «инбокс» означает, что информация отсортирована и сохранена в одном месте.
- В папке «Входящие» хранятся ваши дела, пока они не будут отсортированы. Когда вы добавляете новые задачи («Входящие»), завершенные задачи вычеркиваются.
- Регулярно проверяйте этот список, раз в день или неделю, вычеркивайте выполненные задачи и добавляйте новые «входящие».
Техника джедаев подчеркивает два приоритета для задач — те, которые нужно выполнить, и те, которые не нуждаются в исполнении.
Список задач (или to-do list)
Ваш разум постоянно заполняется мыслями о незавершенных делах и событиях. Когда в голове слишком много «входящих» задач, продуктивная работа оказывается под угрозой. Записывая задачи, вы освобождаете пространство в своем сознании. Поэтому стоит составить список дел.
Выберите удобное приложение для создания списка. Популярные варианты включают Todolist, Evernote, Doit.Im. Если цифровые решения вас не устраивают, используйте обычный блокнот или календарь.
Записывайте все, что необходимо сделать, включая детали. Проверяйте ежедневные заметки, записи на столе и стикеры, а также напоминания в телефоне. Соберите всю информацию в одном месте.
Сначала ваш список может быть хаотичным. Затем потребуется структурировать его и расставить приоритеты.
Составьте список самых важных дел. Используйте принцип Парето 80/20. Согласно этой идее, в списке из десяти вещей две будут важнее остальных.
Вы можете использовать матрицу управления временем, где все дела перечислены по уровню важности и срочности. Простой метод — взять лист бумаги и разделить его на четыре подсекции. У вас получится четыре квадранта. Теперь возьмите свой список и распределите каждую задачу в соответствующий квадрант:
- A — важные и срочные дела (требующие немедленного внимания),
- B — важные, но не срочные (стратегические задачи),
- C — срочные, но не важные (выполняйте в последнюю очередь),
- D — не срочные и не важные (подлежат исключению).
Поначалу может казаться, что составление списка дел — это трудная задача. Однако, как только у вас появится первый «инбокс», все станет проще и быстрее.
Распорядок дня
Распорядок дня отличается от списка дел тем, что в нем указываются временные рамки выполнения задач. Распоряжаться своим днем нужно не только студентам. Каждый, кто хочет максимально использовать свое время, следует создать такой график.
Решите, где вы хотите вести свой распорядок дня: может быть, это будет приложение для создания расписания или календарь на вашем смартфоне. Если вы не используете гаджеты, привычный органайзер на бумаге подойдет.
Теперь, продумывая свой распорядок дня, учитывайте все важные аспекты. Запишите задачи, которые планируете выполнить сегодня, выделяя время для каждой из них. Расставьте свои приоритеты в соответствии с общим списком.
Будьте четкими и ясными в своих записях. Обратите внимание на каждую деталь, даже самые мелкие моменты. Убедитесь, что не пропустили ни одной важной задачи.
Старайтесь объективно оценивать, сколько времени требуется на выполнение задач. Будьте готовы к непредвиденным обстоятельствам и оставляйте время для них.
5. Не теряйте из виду свои цели. Убедитесь, что ваш распорядок дня хотя бы немного соответствует вашим основным целям. Если этого не произойдет, ваша жизнь превратится в бесконечную рутину.
3 Планируй свой день с помощью метода продуктивности
Метод продуктивности представляет собой эффективный способ достижения целей и стратегию планирования своего дня. Вот наиболее популярные техники, которые могут стать вашим помощником.
1. Съешь лягушку
Один из методов с улыбкой предлагает вам определить главную задачу дня (которую можно назвать «лягушкой») и выполнить ее первой. То есть «съесть» ее сразу.
Эта задача может показаться вам слишком большой или вызывать дискомфорт. Поэтому лучше приступать к ней сразу, пока у вас есть возможность не откладывать ее на потом.
2. Техника Помодоро
Метод «Помодоро» лучше всего подойдет тем, кто любит трудиться в короткие, концентрированные промежутки времени с частыми перерывами. Он был разработан в конце 1980-х Франческо Чирилло, который использовал кухонный таймер в форме помидора для учета времени. Он выделял всего 10 минут на выполнение одной задачи.
Метод состоит из следующих шагов:
- Возьмите секундомер.
- Установите его на 25 минут и сосредоточьтесь на текущей задаче до звукового сигнала.
- Когда сессия завершится, отметьте выполненный «помидор».
- Сделайте пятиминутный перерыв.
- После четырех «помидоров» сделайте более длительный перерыв на 20-30 минут.
Чтобы спланировать свой день с помощью техники Помодоро, подсчитайте, сколько «помидоров» (25-минутных сессий) потребуется для выполнения каждой из задач из списка.
Кстати, вам не обязательно иметь механический таймер — вы также можете воспользоваться бесплатным таймером Помодоро, доступным в Интернете.
3. Временная блокировка
Разделите свой день на временные сегменты, используя продуктивную жизненную методику, основанную на ограничении времени. Это могут быть конкретные временные отрезки, например, 9:30-11:30 или просто период «утро», в зависимости от времени, необходимого для выполнения задачи.
Затем работать не отвлекаясь, выделяя каждый временной блок на одну конкретную задачу или набор задач. Как и метод Pomodoro, этот метод помогает определить время, необходимое для завершения запланированных задач. Обязательно включите в план время для перерывов, обедов и поездок на работу для максимальной точности.
4. Матрица Эйзенхауэра
Метод продуктивности, известный как «Матрица Эйзенхауэра», заставляет вас учитывать как срочность, так и важность каждой задачи, а не просто делать предусмотренное наиболее неотложное. Эта техника делит ваши задачи на четыре блока и прописывает, как с ними обращаться:
- «Срочные и важные» задачи необходимо выполнить как можно быстрее;
- «Важно, но не срочно» задачи следует вносить в список или календарь;
- «Срочные, но не важные» задачи можно передавать кому-то другому;
- «Несрочные и неважные» задачи должны быть исключены из списка.
Метод Помодоро отличается доступностью и гибкостью. Вы можете вести списки дел на бумаге и использовать кухонный таймер для контроля времени в 25 минут или же воспользуйтесь специальными сервисами и приложениями.
Метод Айви Ли
Сформируйте список дел, нумеруя задачи в соответствии с их важностью, и выполняйте их в этом порядке. В первоначальном варианте предлагается не более шести задач.
Данная стратегия помогает вам сосредоточиться на самом важном и уместна для планирования задач, на которые нет жестких временных рамок.
Метод 1-3-5
Планируйте максимум девять задач на день:
- Одна задача высокой важности. Это то, с чем важно разобраться в первую очередь.
- Три задачи средней важности. Эти задачи следует выполнить в течение дня.
- Пять мелких задач. Они могут быть выполнены в последний момент.
Все, что не попадает в этот список, подлежит сортировке.
Этот метод помогает вам не «утонуть» в делах и способствует более тщательному выбору задач. Но если у вас много задач каждый день, такая техника может оказаться неэффективной.
Метод трех результатов
Перед тем как приступить к составлению списка дел, определите три основных результата, которых хотите достичь сегодня. Эти результаты могут быть небольшими, однако они должны соответствовать вашим жизненным целям. Эти три результата становятся теми, на которых вы сосредоточите свое внимание.
Эта методика помогает вам постоянно двигаться к своим жизненным целям, независимо от обстоятельств.
В возрасте 20 лет Франклин разработал систему организации своего времени, которую использовал на протяжении всей своей жизни. В последние десятилетия ее стали называть пирамидой Франклина (иногда ее называют «пирамидой продуктивности»).
Метод Стивена Кови
Стивен Кови является одним из последователей системы Франклина. Он всемирно известный эксперт в области управления, тренер, писатель и автор одной из самых влиятельных книг. Она была включена в список самых выдающихся деловых книг по версии журнала Time.
Эта новаторская работа, под названием «Семь привычек высокоэффективных людей», была написана Кови в 1989 году, но стала бестселлером только после переиздания в 2004.
Концепция Кови основана на последовательности из семи навыков:
- Затачивайте пилу, подразумевающую постоянное усовершенствование себя.
- Стремитесь к синергии — ищите взаимовыгодные взаимодействия.
- Будьте проактивны.
- Слушайте других, прежде чем говорить сами.
- Начинайте с конечной цели.
- Стремитесь к беспроигрышному исходу.
- Ставьте первостепенные задачи на первое место.
Диаграмма делегирования и расстановки приоритетов помогает в выполнении последнего навыка. Имя этой идеи Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.
Все задания делятся на четыре группы:
- Срочные и важные (должны быть выполнены как можно скорее).
- Несрочные важные (стратегические задачи, требующие длительного времени на выполнение).
- Срочные неважные (должны быть сделаны быстро, но могут быть не выполнены самостоятельно).
- Несрочные и незначительные (такие задачи часто можно проигнорировать или передать на аутсорсинг).
Кови утверждает, что успешные люди редко испытывают нехватку времени, так как быстро справляются с дела из категорий 1 и 3, и безжалостно жертвуют заданиями из категории 4. В то же время, они стараются потратить 60-80% своего времени и энергии на сфере 2, поскольку именно здесь иующие задачи являются основой их прогресса.
Вывод
Чтобы стать более продуктивным, записывайте свои задачи в конце или начале дня и расставляйте их по приоритетам с помощью доски Эйзенхауэра (или системы Кови, в зависимости от того, что вам больше подходит). Вы можете воспользоваться приложениями Eisenhower (доступно на iOS) или My Effectiveness Habits (доступно на Android). Старайтесь придерживаться пропорции: 40% — важные, срочные дела, и 60% — важные, несрочные задачи.
Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс — известный гуру продуктивности. Его выступления просматриваются миллионами людей, а его книги невероятно популярны.
Многие мечтают «работать всего 4 часа в неделю, не проводя весь день в офисе» и иметь возможность быть везде, где угодно, и зарабатывать деньги. Его книга под названием «Четыре способа облегчить себе жизнь» долгое время возглавляла списки бестселлеров как New York Times, так и Wall Street Journal.
Принципы его метода основаны на двух столпах:
- 20% усилий приносят 80% результатов, значит, важно сосредоточиться на главных задачах.
- Закон Паркинсона гласит, что работа занимает столько времени, сколько вам на нее выделено. Это подчеркивает, что вы должны ограничивать свое время на выполнение задач.
Если ваша цель — работать больше, не увеличивайте продолжительность рабочей смены; вместо этого сократите ее и сосредоточьтесь только на наиболее необходимых делах. Все остальное нужно делегировать, отдать на аутсорсинг или просто отбросить.
Метод Феррисса схож с техникой планирования 1-3-5. Основные принципы просты: вы включаете в список одно важное дело, три средних и пять мелких задач. Всего девять дел, которые распределяются заранее по срочности, что помогает избавиться от чувства неотложности.
Феррисс выступает против многозадачности и информационной перегрузки. Когда вы занимаетесь множеством дел одновременно, ваше внимание распыляется, и в результате продуктивность снижается. То же самое можно сказать о постоянной проверке электронной почты, сообщений и социальных сетей, создающей ложное чувство занятости, но не приближающей вас к вашим целям.
Следует также отметить, что он считает стресс помощником. Беспокойство сигнализирует о том, что что-то неправильно. Страх может сыграть роль друга, показывая, что делать не следует — гораздо чаще же он указывает, что стоит действовать.
Важно учитывать, что Тим Феррисс — не единственный, кто старается достичь максимальной продуктивности при меньших усилиях. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов к меньшей нагрузке и большему результату», предлагает метод «активных дней», когда вы устанавливаете себе «награду» за отслеживание своего прогресса в определенные дни.
Вывод
Эта стратегия оказалась полезной, если вам трудно придерживаться строгого графика, и списки дел не работают для вас. Организуйте свой день так, чтобы 20% времени уходило на важнейшие и сложные задачи, а остальная часть# отходила на менее приоритетные дела. Для этого выбирайте конкретный день, время и продолжительность для важных встреч. Остальное время можно использовать для выполнения текущих дел.
Метод Глеба Архангельского
Глеб Архангельский — специалист по тайм-менеджменту, основатель и директор одноименной компании. Его подход заключается не в создании оригинальных методик, а в простом и доступном изложении техники управления временем, адаптированной к условиям нашего рынка.
Он является автором нескольких популярных книг в области бизнеса и управления.
Книга «Тайм-драйв» стала особенно популярной. В ней рассматриваются важность планирования, постановки целей, мотивации, а также предлагаются практические методы эффективного управления временем и борьбы с прокрастинацией.
- «Лягушки». У каждого из нас есть рутинные задачи, которые мы постоянно откладываем. Эти неприятные дела накапливаются и психологически истощают нас. Однако, если каждое утро начинать с «съедания лягушки» — выполнения самой неприятной задачи, оставшаяся часть дня пройдет легче.
- «Якоря». Это материальные напоминания (цвет, движение, музыка), помогающие акцентировать разное эмоциональное состояние для определенной задачи. Например, начиная работать под классическую музыку, вы сможете быстрее настроиться на выполнение задач. Если вам сложно приступить к определенной деятельности, включение звучания Моцарта или Бетховена может помочь зарядиться нужной энергетикой.
- «Бургер со слоном». Чем больше задача (например, написание диссертации, изучение иностранного языка и т.д.) и чем меньше у вас времени на нее, тем сложнее к ней приступить. Психологический «слон» может вызвать страх — неясно, с чего начать. Решение данной проблемы простое: разбейте большую задачу на множество меньших, более управляемых шагов.
Глеб Архангельский акцентирует внимание не только на оптимизации рабочего процесса, но и на необходимости отдыха (полное название его бестселлера — «Тайм-драйв: как успеть жить и работать»). Он убежден, что высокая продуктивность невозможна без полноценного отдыха, который включает здоровый сон и физическую активность.
Вывод
Планируйте каждый свой день. Программы, такие как Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные приложения помогут вам в этом. Разбивайте сложные задачи на более мелкие, легкие для выполнения. Начинайте утро с выполнения самой трудной задачи, чтобы в течение дня делегировать меньше приятные дела. Разработайте методы, позволяющие справляться с прокрастинацией, и помните об отдыхе в своем графике.
«В умелых руках распорядок дня — это сложный механизм, позволяющий наилучшим образом использовать наши ограниченные ресурсы: особенно время, которого нам больше всего не хватает, а также силу воли, самодисциплину и оптимизм. Организованная система подобна трассе, по которой умственная сила движется с хорошей скоростью…».
Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач
Однажды моя знакомая пожаловалась, что не может организовать свою работу. Когда ее спросили, в чем причина, она стыдливо опустила глаза и тихо призналась: «Я никогда не придерживаюсь плана». Это вызвало интерес: как может существовать план, который никогда не будет реализован? В конечном итоге обсуждение касалось 27 дел, из которых 15 остались незавершёнными за один единственный день.
Распространенной ошибкой в планировании является переусердствование. Зачем составлять план, если там всего две задачи? Если вы составляете большой план, он зачастую падает из-за нехватки времени или ресурсов, и, в конечном счете, теряется всякий интерес к процессу.
Когда я спросил одну знакомую о том, по какому принципу она выставляет свои задачи, она просто ответила: «Все, что нужно сделать!». В конечном итоге задачи не имели четких временных рамок. Явно не было очевидного требования выполнить их в срок. Я задал решающий вопрос: зачем она составила список дел? Она ответила, чтобы «не сидеть впустую». В этом ответе заключалась ошибка, в которую я сам когда-то попал.
Мы часто создаем планы и списки, чтобы подтвердить свои собственные ожидания. Полагаем, что чем больше задач мы выполняем за день, тем более продуктивными мы являемся. Но это метод, который обманывает, и ведет к разочарованию, когда наши ожидания не оправдываются, что добавляет негативных эмоций к планированию.
При планировании важно понимать, что мы хотим достичь. Нам интересны впечатляющие результаты. Мы не должны стремиться к количеству, а сосредоточиться на качестве работы. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы можем усвоить и применить в нашей жизни.
- Поэтому начинать стоит с малого. Постепенно можно достигать уровня, который сэкономит вам силы и усилия. Предусмотрительное планирование позволяет не сбиться с основного пути, но требует как внимания, так и терпения.
Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит
Иногда мы можем делать много дел, жаловаться на нехватку времени и приходить домой чувствовать себя уставшими, прямо как после марафона. И когда нас спрашивают, что мы сделали за день, у нас не всегда есть четкий ответ. Кажется, будто мы ничего и не сделали. Чтобы это избежать, важно фиксировать, какую работу вы выполнили за день. Это даст возможность сделать корректировки в списке. Удаляйте написанные задачи и добавляйте новые.
- Мой совет — записывайте всё, что делаете. В конце дня ритуально вычеркните с выполненное. Это поможет вам напомнить себе: «Я сделал это, я в порядке!»
Чтобы научиться правильно планировать, необходимо понять себя. Осознать, сколько времени вам требуется для выполнения определенных задач, в какое время суток вы более эффективны, а когда вам больше нравится откладывать дела. Учение о себе действительно полезно. Если записывать не только действия, но и время их исполнения, свое состояние во время выполнения и любые отвлекающие факторы, вы сможете лучше понять себя и упорядочить свой день для достижения успеха.
Лайфхак: попробуйте использовать «будильник». При планировании своего времени задайте конкретное время для выполнения каждой задачи и установите таймер или будильник перед тем, как приступить к делу. Если задание выполнено до звукового сигнала, разберитесь, почему вам это удалось. Возможно, вы нашли идеальное время для этой задачи. Не забывайте применять этот опыт в последующем планировании. Если сигнал прозвучал раньше, чем вы завершили действие, задумайтесь, что задерживало вас на пути, и извлеките уроки для следующих дел.
Помните про главную цель
В мире планирования существует система, называемая «пирамидой Франклина». Суть заключается в том, что распорядок дня — это отправная точка для достижения важнейших жизненных ценностей и идей. Эта пирамида состоит из шести уровней:
- Дневное планирование.
- Краткосрочное планирование на несколько недель или месяцев.
- Долгосрочное планирование на годы.
- Генеральный план для достижения глобальной цели.
- Глобальная жизненная цель.
- Основные жизненные ценности — то, что человек ожидает от жизни.
- Основная идея заключается в том, что наши действия — будь то на день, неделю или месяц — должны в конце концов привести нас к желаемой жизненной цели. Каждый день мы погружены в рутину домашних дел и мелких обязанностей, пробок на дороге, готовки и уборки. Эту ситуацию невозможно избежать, поскольку вся наша жизнь состоит из таких обыденных забот. Но, чтобы не затеряться в рутине, важно делать ежедневные шаги, приближающие вас к вашим целям.
Я не люблю изначальную версию пирамиды, потому что она требует, чтобы я мгновенно решал свою судьбу. Мне важно иметь возможность переосмыслить свою жизнь и свои главные цели. Поэтому я предлагаю слегка модифицировать эту пирамиду:
- Планируйте день.
- Создайте план на неделю/месяц.
- Разработайте план на год/несколько лет.
Я считаю, что цели должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому рекомендуется не ставить цели больше чем на два года. Полезно периодически возвращаться к своим целям, анализировать, чего удалось достичь и ставить новые.
Предлагаю вам начать с основных целей на ближайшие один-два года. Формулировка целей должна быть основана на методе SMART:
SMART — это акроним, используемый в управлении проектами и администрировании для формулировки целей и обозначения задач.
| Акроним — | Термин, описывающий SMART |
|---|---|
| S — специфический | Четко определенный |
| M — измеримый | С возможностью измерения |
| A — достижимый | Реалистичный |
| R — актуальный | Соответствующий |
| T — временной | Установленный во времени |
Цель должна отвечать следующим критериям:
- Сконкретизировать. Например: «Увеличить совокупный доход семьи».
- Измеримость: Эффект должен быть четко измеримым. Если это количественный показатель, то указываем единицы измерения, следовательно, для качественного показателя устанавливаем базовый уровень для отслеживания. Например, «увеличить общий доход на 25% по сравнению с годом, который идет сейчас».
- Выполнимость: Необходимо четко понимать, что достигнуть этой цели реально. Если вы не имеете ни партнеров, ни стартового капитала для открытия бизнеса, значит, маловероятно, что увеличите доход на 500% за два года.
- Актуальность: Важно убедиться, что это действительно того стоит.
- Сроки: Следует установить временные рамки для достижения цели.
Не забывайте, что чем больше цель, тем глубже яма, когда она не достигнута.
Пример правильно сформулированной SMART-цели:
- «К 31 декабря 2021 года (срок) увеличить доход (конкретная цель) на 25% от нынешней суммы (измеримо) за счет повышения квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимо)».
