10:00-12:00. Первый пик работоспособности, время максимальной умственной активности. Это время, когда вы можете хорошо справляться с задачами, требующими высокого уровня концентрации.
Начните планировать письменно
Чтобы начать планировать свой день, сначала нужно выбрать подходящий календарь. Существуют различные типы, но прежде чем записывать свои задачи, необходимо понять, почему письменное планирование так важно.
Во-первых, с планировщиком вы больше не будете забывать о делах — у вас всегда будут на виду ваши цели — краткосрочные или долгосрочные. Держать в голове все задачи на день — это сложная задача, требующая большого внимания, в то время как написанные цели позволяют сосредоточить внимание не на том, что нужно сделать, а на том, как сделать это быстрее и эффективнее.
Во-вторых, письменное планирование помогает вам контролировать свои успехи — вы можете видеть, какие цели вы уже достигли, а какие еще впереди.
В-третьих, планировщик — это символ дисциплины. Если цель не записана, к ней можно относиться легкомысленно и долгое время игнорировать, но если ваш календарь дает вам четко определенную цель и конкретные сроки, то это своего рода обязательство перед самим собой, которое вы обязательно должны взять на себя.
Поэтому мы обнаружили, что планировать свой день на бумаге гораздо эффективнее, чем держать все задачи в голове. Вам остается только решить, какой календарь вам больше подходит — классический многостраничный календарь с рамками или обычный блокнот. На самом деле, разница невелика, и вам следует выбрать ту, с которой вы чувствуете себя наиболее комфортно.
Составляйте список дел на день — ежедневно
Сердцем вашего планирования является список дел, который является ключевым элементом любого планирования и на 90% определяет ваш успех.
Вам следует заранее составить список дел; лучше всего составлять список на следующий день вечером.
Вы должны тщательно планировать свой день и записывать столько задач, сколько сможете выполнить. Лучше запланировать меньше и сделать все, чем запланировать много и сделать только половину. Вы должны стремиться выполнить все дела из своего списка к концу дня. Если есть незавершенные дела, отложите их до следующего дня.
Вычеркивайте дела
Вы должны отмечать дела, когда они выполнены. Таким образом, у вас будет отличный контроль над процессом внедрения. Приятно в конце дня отметить все пункты своего списка.
Вам нужно планировать каждый день. Будь то будний день или выходные, вам нужно отметить несколько дел и убедиться, что они выполнены. Если вы будете планировать каждый день, то через 2-3 недели это войдет в привычку и станет автоматическим. Но если вам не удастся запланировать хотя бы один день, вы нарушите тенденцию, и привычка не продержится долго.
В мире планирования существует система, называемая пирамидой Франклина. Суть его в том, что распорядок дня — это отправная точка для достижения важной ценности и идеи жизни. В пирамиде шесть уровней:
Что такое режим дня
Давайте начнем с определения:
Расписание дня — это хорошо продуманный распорядок дня, который распределяет время так, чтобы использовать его рационально и максимально эффективно.
Как уже говорилось ранее, распорядок дня важен для самодисциплины и организованности каждого человека, но он также важен и для многих других аспектов нашей жизни. Например, распорядок дня играет важную роль в составлении планов физических упражнений, в диете в целом и в выборе наиболее продуктивных часов нашей жизни для работы или творчества.
Мейсон Карри в своей книге «Гениальный режим: распорядок дня великих людей» приводит следующую аналогию с распорядком дня:
«В умелых руках распорядок дня — это сложный механизм, позволяющий наилучшим образом использовать наши ограниченные ресурсы: особенно время, которого нам больше всего не хватает, а также силу воли, самодисциплину и оптимизм. Организованная система подобна трассе, по которой умственная сила движется с хорошей скоростью…».
Необходимо соблюдать распорядок дня, чтобы время не воспользовалось нашими отвлечениями (см. надпись). Каждый человек в своей деятельности испытывал спешку, ощущение аморфного времени, путаницу в личных и профессиональных делах. Мы не всегда можем точно сказать, сколько времени мы потратили на ту или иную деятельность, потому что не считаем нужным контролировать использование времени. Но именно расписание на весь день помогает нам разумно и эффективно использовать свое время. Более того, без умения успешно планировать день, человек не научится строить долгосрочные планы, тем более что полное планирование распорядка дня не так уж и сложно:
| ✔ | День как минимальная единица для планирования максимально удобен из-за своей легкой предсказуемости. |
| ✔ | Если попытка не удалась, можно переработать и изменить план на следующий день. |
Следует также отметить, что использование прилагательного «правильный» по отношению к повседневной рутине в некотором роде произвольно. Для каждого человека понятие подходящего распорядка дня может выглядеть по-разному и зависеть от многих факторов: Работа, привычки и особенности организма. Однако, по мнению экспертов (психологов и врачей), физиологические аспекты функционирования основных жизненных систем людей идентичны Wedemeyer G. A., 1996. На этом основании можно установить универсальную, общую рекомендацию для схемы, которая более или менее подходит для каждого. На основе этих рекомендаций и с учетом ваших индивидуальных потребностей вы можете разработать режим дня, который подходит именно вам.
Биологические ритмы и распорядок дня
Без учета суточных биологических ритмов организма человек вряд ли сможет создать организованный и эффективный распорядок дня. Например, если человек, привыкший просыпаться в 7 утра, обычно спит до 16:00 в любой день, он, скорее всего, будет чувствовать себя уставшим, измотанным и заторможенным, когда проснется. Это состояние возникает, когда человек игнорирует характеристики биологических ритмов, биологических часов и циркадных ритмов.
Биологические ритмы (биоритмы) — это периодические изменения характера и интенсивности биологических процессов и явлений в живых организмах, от которых зависит их функциональность.
Биоритмы могут быть внутренними (эндогенными), то есть зависящими от биологических часов организма, и внешними (экзогенными), то есть возникающими в результате синхронизации внутренних циклов (чередование сна и бодрствования) с внешними раздражителями (чередование дня и ночи). Что касается суточного режима, то нас больше интересуют циркадные ритмы — циклические колебания интенсивности различных биологических процессов, связанных с чередованием дня и ночи, продолжительность которых составляет около 24 часов «Комсомольская правда», 2016.
До недавнего времени многие исследователи считали изучение биоритмов неакадемической отраслью физиологии, но благодаря последним исследованиям ситуация несколько изменилась. В человеческом мозге, например, в гипоталамусе была обнаружена крошечная группа из примерно 20 000 нейронов, которая контролирует многие циркадные ритмы организма. Этот центр, называемый супрахиазматическим ядром (СХЯ), действует как внутренний кардиостимулятор организма и влияет на биоритмы человека. Y., 2001.
Совы и жаворонки
Психологи часто ссылаются на известную классификацию людей по времени их активности на «сов» и «жаворонков». Первым трудно вставать рано утром, и пик их активности приходится на вечер и ночь. Последние, напротив, активны утром и быстро теряют энергию к вечеру. Интересно, что совы малочисленны во многих африканских странах из-за того, что многие города не электрифицированы, а это значит, что местная жизнь замедляется после захода солнца.
Предложенная классификация достаточно условна, так как практика показывает, что нормальный, здоровый человек при желании может постепенно изменить свой тип бодрствования без вреда для организма. Главное — иметь желание и правильную стратегию.
Например, многие политики, бизнесмены и спортсмены, которые много путешествуют по миру, вынуждены подстраивать свой циркадный ритм под разницу во времени между городами, чтобы не терять работоспособность при смене часовых поясов. На практике существуют даже конкретные рекомендации, которые помогут вам сделать повседневную рутину после смены часового пояса как можно более безболезненной. Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:
| 1 | Спланируйте первые несколько дней после приезда так, чтобы умственное и физическое напряжение было минимальным. |
| 2 | Ешьте легкую пищу, избегайте алкогольных напитков и незнакомой пищи в течение двух дней до полета и по возможности воздержитесь от курения. |
| 3 | Помните, что рейсы с востока на запад лучше всего подходят для утренних или дневных рейсов, а рейсы с запада на восток — для дневных рейсов. |
| 4 | Если вы не забронировали поездку заблаговременно, вам следует изменить планы путешествия в зависимости от часового пояса, в который вы летите. |
| 5 | Если вы летите на запад, постарайтесь ложиться спать позже и вставать позже. Если вы путешествуете на восток, вам следует раньше ложиться спать и раньше вставать утром. |
Часто людям даже не приходится прибегать к силе воли, чтобы изменить режим активности, поскольку человеческий организм способен адаптироваться к изменяющимся внешним условиям. Обычные студенты, например, обычно идут в класс в 8.30 утра, чтобы долго заниматься. С годами организм студента привыкает следовать определенному циркадному ритму, т.е. быть активным в первой половине дня. Однако, когда выпускник после окончания школы поступает в университет, где занятия проходят во вторую смену, организму приходится приспосабливаться к новому графику. Со временем биологические часы студента естественным образом подстраиваются под новую систему без особых усилий.
Если вы знаете свои биологические часы, вы можете лучше планировать свой день. Вот приблизительный расчет времени активности различных систем среднего человека в соответствии с часами:
04:00 Начало циркадного ритма. В это время организм выбрасывает в кровь гормон стресса кортизол, который активизирует важные функции и отвечает за нашу активность. Этот гормон способствует бодрствованию людей, которые любят рано вставать.
05:00-06:00. пробуждение тела. В это время ускоряется обмен веществ, повышается уровень аминокислот и сахара, что позволяет людям бодрствовать до утра.
Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивацию сильно переоценивают: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение сами придут к вам, и создайте расписание для своих привычек». Помните, что мотивация возникает из действий, а не наоборот.
Джедайские техники
Джедайская техника пустого ящика — это метод ежедневного планирования, тайм-менеджмента и управления задачами. Он был разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым как разновидность метода GTD (GettingThingsDone).
«Входящие» (или «Входящие») — это задачи, процессы и проекты, требующие определенного действия или решения. Когда «почтовый ящик» переполнен, мозг неспокоен и не может работать продуктивно. Поэтому нужно очистить почтовый ящик и заняться делами.
Как работать с «инбоксом»
- Записывайте задачи, идеи, покупки и т.д. в отдельный список («входящие»).
- Все вещи должны храниться в одном месте. Не создавайте слишком много списков.
- Пустой «почтовый ящик» означает, что информация отсортирована и собрана в одном месте.
- В папке «Входящие» хранятся ваши дела до сортировки. Когда добавляются новые задачи («Входящие»), завершенные задачи удаляются из него.
- Проверяйте список в определенное время (раз в день или неделю), удаляйте уже выполненные задачи, добавляйте новые «входящие».
Техника джедаев предлагает только два приоритета для задач — те, которые нужно сделать, и те, которые не нужно.
Список задач (или to-do list)
Наш разум постоянно гудит от мыслей о незавершенных делах и событиях. Когда мозг переполнен «входами», он не может работать продуктивно. Когда вы записываете что-то, вы очищаете свою голову. Вот почему полезно составить список дел.
Найдите удобное приложение для ведения списка. Используйте популярные Todolist, Evernote, Doit.Im. Если вам не подходят приложения, заведите обычный блокнот или календарь.
Запишите все, что вам нужно сделать, в список, вплоть до мельчайших деталей. Проверяйте ежедневные заметки, записи на столе и стикеры, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.
Вначале список будет хаотичным. Затем вам нужно структурировать его и расставить приоритеты.
Составьте список самых важных дел. Используйте принцип Парето 80/20. Идея заключается в том, что в списке из 10 вещей есть две, которые важнее остальных.
Вы можете использовать доску управления временем, где все дела перечислены в порядке важности и срочности. Возьмите лист бумаги и разделите его на 4 части. У вас будет четыре квадранта. Теперь возьмите свой список дел и отнесите каждую задачу к соответствующему квадранту:
- A — важные и срочные дела (требующие немедленного внимания),
- В — важно, но не срочно (долгосрочно),
- С — срочное, но не важное (стоит делать в последнюю очередь),
- D — не срочный и не важный.
Сначала может показаться, что составить список дел сложно. Но как только у вас появится первый «почтовый ящик», все станет проще и быстрее.
Распорядок дня
Расписание на день отличается от списка дел тем, что в нем указано, когда что-либо должно быть сделано. Расписание есть не только у студентов. Каждый, кто хочет наилучшим образом использовать свое время и планировать свой день по часам и минутам, должен создать такой календарь.
Решите, где вы хотите сохранить свой распорядок дня. Это приложение для составления расписания или календарь на вашем смартфоне. Если вы не пользуетесь гаджетами, достаточно будет органайзера на бумаге.
В своей повседневной рутине думайте обо всем, что важно. Запишите задачи, которые необходимо выполнить сегодня, по часам. Поставьте свои приоритеты на первое место в списке.
Будьте просты и понятны. Обращайте внимание на все мелочи и неочевидные детали в списке. Убедитесь, что вы ничего не забыли.
Постарайтесь объективно оценить время, затраченное на выполнение задач. Лучше планировать с запасом на непредвиденные обстоятельства.
5. не забывайте о своих целях. Убедитесь, что ваш распорядок дня хотя бы немного помогает вам в достижении этих целей. Без этого принципа наша жизнь превращается в бесконечную рутину.
3 Планируй свой день с помощью метода продуктивности
Метод продуктивности — это эффективный способ достижения цели и стратегия планирования своего дня. Вот самые популярные из них, которые можно усыновить.
1. Съешь лягушку
Один из методов с забавным названием предлагает определить важную задачу на день (лягушку) и выполнить ее первой — то есть «съесть» ее.
Это может быть задача, которая кажется нам слишком большой, или задача, которая вызывает у нас дискомфорт. Займитесь этой задачей немедленно, пока у вас нет возможности отложить ее на потом.
2. Техника Помодоро
Техника Pomodoro лучше всего подходит людям, которые любят работать в короткие, сосредоточенные моменты с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, в то время студентом. Он тратил всего 10 минут за раз на выполнение одной задачи и считал перерывы с помощью кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски).
Метод включает в себя следующие шаги:
- Возьмите секундомер.
- Установите его на 25 минут и сосредоточьтесь на задаче до звукового сигнала.
- Когда сеанс закончится, отметьте «помидор».
- Сделайте пятиминутный перерыв.
- После четырех перерывов или «помидорных пауз» сделайте более длительный перерыв на 20-30 минут.
Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитайте, сколько «помидорных перерывов» (25-минутных рабочих сессий) вам нужно для выполнения каждой задачи из списка.
Кстати, вам не нужен механический будильник — вы можете легко найти бесплатную версию таймера Pomodoro в Интернете.
3. Временная блокировка
Разделите свой день на временные сегменты, используя метод продуктивности с ограничением времени. Это могут быть конкретные временные отрезки, например, 9:30-11:30 утра, или просто абстрактное слово «утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача.
Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени только одной конкретной задаче или набору задач. Как и метод Pomodoro, эта техника помогает определить, сколько времени вам нужно для выполнения задач. Обязательно включите блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности.
4. Матрица Эйзенхауэра
Метод продуктивности «Матрица Эйзенхауэра» заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, а не просто делать то, что наиболее срочно. Этот метод делит задачи на четыре блока и предписывает, как обрабатывать задачи, входящие в каждый из этих блоков:
- «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно,
- Несрочные и важные» задачи следует заносить в список дел или календарь,
- Срочные и неважные» задачи следует поручать кому-то другому,
- «Несрочные и неважные» задачи следует вычеркнуть.
Метод Pomodoro является доступным и гибким. Если хотите, можете вести список дел на бумаге и использовать кухонный таймер для отсчета 25 минут или воспользоваться специальными сервисами и приложениями.
Метод Айви Ли
Составьте список дел, пронумеруйте задачи в соответствии с их важностью и выполняйте их в таком порядке. В первоначальном варианте рекомендуется не более шести заданий.
Этот метод помогает сосредоточиться на главном и подходит для планирования задач, не ограниченных по времени.
Метод
Планируйте только девять задач на день:
- Очень важная задача. Это первая задача, которую необходимо решить.
- Три задачи средней важности. Выполнять в течение дня.
- Пять мелких задач. Выполнено в последний раз.
Все, что не вписывается в список, отсортировывается.
Метод помогает нам не «утонуть» в задачах и делает нас более осторожными в выборе задач. Однако если у вас большое количество задач, которые нужно выполнять каждый день, эта техника вам не подойдет.
Метод трех результатов
Прежде чем составлять список дел, определите три цели, которых вы хотите достичь сегодня. Эти результаты могут быть даже очень маленькими, но они должны иметь отношение к вашим основным целям. Эти три результата должны быть первыми, на которых вы должны сосредоточиться.
Этот метод помогает вам постоянно двигаться к своим целям, независимо от обстоятельств.
В возрасте 20 лет Франклин разработал систему организации своего времени, которую использовал на протяжении всей своей жизни. В наше время ее назвали пирамидой Франклина (иногда ее называют «пирамидой продуктивности»).
Метод Стивена Кови
Одним из последователей системы Франклина является Стивен Кови. Он является всемирно известным экспертом в области управления и тренером. Стивен — профессиональный оратор и автор нескольких книг. Один из них был включен в список самой влиятельной деловой литературы журнала Time.
Это новаторская книга под названием «Семь привычек высокоэффективных людей». Кови написал эту книгу в 1989 году, но она стала бестселлером только после переиздания в 2004 году.
Концепция Кови основана на последовательности семи навыков.
- Затачивать пилу, что означает постоянно совершенствоваться.
- Добивайтесь синергии, т.е. ищите взаимовыгодное взаимодействие.
- Будьте проактивны.
- Сначала выслушайте, а затем продолжайте.
- Начните с конечной цели.
- Придумайте беспроигрышную ситуацию.
- Делайте то, что нужно сделать в первую очередь.
Диаграмма делегирования и расстановки приоритетов помогает в этом последнем навыке. Кови позаимствовал эту идею у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.
Все задания разделены на четыре группы:
- Срочные и важные (должны быть выполнены как можно скорее),
- Несрочные важные (стратегические задачи с длительным сроком выполнения),
- Срочные неважные (должны быть выполнены быстро, но могут быть отложены или не будут выполнены самостоятельно),
- Несрочные и незначительные (такие задачи, как правило, можно опустить или передать на аутсорсинг).
По словам Кови, успешные люди редко испытывают нехватку времени, потому что они быстро справляются с делами из категорий 1 и 3 и безжалостно жертвуют делами из категории 4. В то же время они посвящают 60-80% своего времени и энергии задачам в области 2, поскольку именно они являются движущей силой прогресса.
Вывод
Чтобы стать более эффективным, записывайте свои задачи в конце или начале дня и расставляйте их по приоритетам с помощью доски Эйзенхауэра (или доски Кови, в зависимости от того, что вам больше нравится). Вы можете использовать Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать соотношение: 40% на важные срочные дела и 60% на важные несрочные дела.
Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений просматривают миллионы раз, и столько же продают его книги.
Без сомнения, кто бы не хотел «работать 4 часа в неделю, не торчать в офисе «от двери до двери» и иметь возможность жить и богатеть где угодно»? Одноименная книга Феррисса возглавила списки бестселлеров New York Times и Wall Street Journal.
Его метод опирается на два столпа:
-
20% усилий приводят к 80% результатов, а остальные 80% усилий приводят лишь к 20% результатов. Это значит сосредоточиться на действительно важных делах.
- Закон Паркинсона: работа заполняет все свободное время. Это означает, что вы должны тратить на работу столько времени, сколько вам необходимо для ее выполнения.
Если вы хотите работать больше, не увеличивайте продолжительность рабочего дня. Вместо этого сделайте его короче и сосредоточьтесь только на самом необходимом. Отбросьте, передайте на аутсорсинг или делегируйте все остальное.
Подход Феррисса аналогичен технике планирования 1-3-5. Основные принципы просты: вы вносите в список дел одно важное, три средних и пять мелких дел. Всего их девять. Они распределяются заранее в зависимости от срочности, что помогает устранить чувство срочности.
Феррисс выступает против многозадачности и информационной перегрузки. Если вы делаете слишком много дел одновременно, ваше внимание путается. В результате производительность снижается, а не растет. То же самое относится и к постоянному приему информации. Постоянная проверка электронной почты, текстовых сообщений и социальных сетей только создает ложное ощущение занятости, но не приближает вас к вашим целям.
Стресс, с другой стороны, Феррисс считает нашим помощником.
Беспокойство — это индикатор. Страх — наш друг. Иногда он показывает нам, чего не следует делать, но гораздо чаще он показывает нам, что стоит делать.
Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто пытается быть более продуктивным, работая меньше. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов, чтобы работать меньше, а получать больше», предлагает метод «активных дней», когда вы назначаете себе «устройство слежения», чтобы отслеживать свой прогресс в определенный день.
Вывод
Этот метод поможет вам, если вы не можете придерживаться строгого графика и списки дел для вас не вариант. Организуйте свой день так, чтобы 20% времени уходило на самые сложные и важные задачи. Пусть остальное идет своим чередом. Другими словами: Если вам нужно провести деловую встречу, необходимо выбрать день, время и продолжительность и строго придерживаться плана. Остаток дня можно использовать для текущей работы.
Метод Глеба Архангельского
Глеб Архангельский — специалист по тайм-менеджменту, основатель и директор одноименной компании. Его специализация — не создавать оригинальные разработки, а излагать методы управления временем в простой и понятной форме, адаптируя их к отечественной действительности.
Архангельский является автором нескольких популярных книг по бизнесу.
Последний вариант является наиболее популярным. Time-Drive объясняет важность планирования, постановки целей и мотивации, а также предлагает эффективные техники управления временем и борьбы с проволочками.
- «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные задачи накапливаются и психологически перегружают. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушек», то есть первым делом выполнять какую-то неинтересную задачу, а затем переходить к остальным, дела постепенно наладятся.
- «Якоря». Это осязаемые связи (музыка, цвет, движение), связанные с определенным эмоциональным состоянием. «Вам нужны якоря, чтобы настроиться на определенную задачу. Например, вы можете готовиться к работе с помощью электронных писем под классическую музыку, а если вам лень чистить свой почтовый ящик, достаточно включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
- «Бургер со слоном». Чем больше задача (написание диссертации, изучение иностранного языка и т.д.) и чем короче срок, тем труднее приступить к ней. Пугает именно масштаб: непонятно, с чего начать и хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — это «разрубить его», то есть разбить большую задачу на множество маленьких задач.
Стоит отметить, что Глеб Архангельский уделяет большое внимание не только оптимизации рабочих процессов, но и отдыху (полное название его бестселлера — «Тайм-драйв: как успеть жить и работать»). Он считает, что невозможно быть продуктивным без хорошего отдыха, который включает в себя здоровый сон и физическую активность.
Вывод
Планируйте каждый день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы могут помочь вам в этом. Разбивайте сложные, крупные задачи на простые, более мелкие. Делайте самую неприятную работу утром, чтобы провести остаток дня, занимаясь тем, что вам нравится. Разработайте механизмы, которые помогут вам справиться с ленью, и не забывайте включать в свой график периоды отдыха.
«В умелых руках распорядок дня — это сложный механизм, позволяющий наилучшим образом использовать наши ограниченные ресурсы: особенно время, которого нам больше всего не хватает, а также силу воли, самодисциплину и оптимизм. Организованная система подобна трассе, по которой умственная сила движется с хорошей скоростью…».
Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач
Одна моя подруга жаловалась на свою неспособность планировать. Когда ее спросили, в чем проблема, она стыдливо опустила глаза и тихо прошептала: «Я никогда не придерживаюсь плана. «Мне показалось очень интересным подумать о плане, который никогда не будет реализован. В последнем случае было рассмотрено 27 дел, 15 из которых не удалось завершить за один день.
Распространенной ошибкой при планировании является чрезмерное увлечение. Зачем планировать, если у плана есть две задачи? Если вы составляете план, сделайте его большим. К сожалению, большие планы рушатся из-за нехватки времени и сил, а затем от них отказываются навсегда.
Когда я спросил одну знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!». Оказалось, что задания не имеют четких сроков выполнения. Было непонятно, почему все нужно было сделать за один день. Тогда я задал решающий вопрос: зачем она составила список дел? Она ответила, чтобы день не прошел впустую. В ответе содержалась ошибка, ошибка, на которую я когда-то повелся.
Мы часто составляем планы и списки, чтобы доказать свою правоту в собственных глазах. Мы питаем иллюзию: чем больше задач я выполняю за день, тем продуктивнее я работаю. Но это ошибка, которая приводит к тому, что наши ожидания от планирования рушатся, и мы приходим к выводу, что оно нам не подходит.
Когда мы планируем, нам нужно понять цель. Нас интересуют результаты. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы можем усвоить и применить в своей жизни.
- Поэтому при планировании начинайте с малого и постепенно приобретайте навык, который в будущем сэкономит силы и время. Планирование позволяет вам не забывать о главной цели и не сбиваться с пути. В свою очередь, это требует внимания и терпения.
Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит
Иногда мы делаем так много за день, жалуемся, что в сутках всего 24 часа, и приходим домой совершенно измотанными. И когда нас спрашивают, что мы сделали сегодня, мы не можем дать четкого ответа. Кажется, что сделано не так много. Чтобы избежать такой возможности, важно записывать, что вы делаете в течение дня. Список можно корректировать, удалять некоторые задачи и добавлять новые.
- Мой совет — записывайте все. А в конце дня ритуально вычеркните сделанное. Таким образом, мы даем мозгу корректировку: Я сделал это, я в порядке!
Чтобы научиться планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Вы должны знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток ее легче всего выполнить и в какое время она откладывается. Самостоятельное изучение очень полезно. Если вы будете записывать не только действия, но и время их совершения, душевное состояние, что вас отвлекало или возбуждало, вы сможете лучше узнать себя и более разумно спланировать свой день, чтобы быть более успешным.
Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». Когда вы составляете свой распорядок дня, определите конкретное время для каждой задачи и установите таймер или будильник перед ее выполнением. Если вы выполняете задание до звонка будильника, вам нужно выяснить, почему вы смогли сделать это быстрее. Возможно, вы выбрали идеальное время суток для этого занятия. Стоит помнить об этом и планировать заранее. Если сигнал тревоги сработал раньше, чем вы успели выполнить задание, вы должны понять, почему это заняло у вас больше времени, и извлечь из этого уроки для следующего задания.
Помнить про главную цель
В мире планирования существует система, называемая пирамидой Франклина. Суть его в том, что распорядок дня — это отправная точка для достижения важной ценности и идеи жизни. В пирамиде шесть уровней:
- Планируйте день.
- Краткосрочный план на несколько недель или месяцев.
- Долгосрочный план на годы.
- Генеральный план для достижения глобальной цели.
- Глобальная жизненная цель.
- Основные жизненные ценности — это то, что человек ожидает от жизни.
- Идея заключается в том, что действия, которые мы предпринимаем каждый день/неделю/месяц, в конечном итоге должны привести нас к той жизненной цели, к которой мы стремимся. Наши дни состоят из работы по дому, мелких дел и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем избавиться от них, потому что вся наша жизнь состоит из таких маленьких занятий. Но чтобы не потеряться в рутине повседневной жизни, нужно каждый день делать шаг, который приближает вас к цели.
Мне не нравится первоначальная форма пирамиды, потому что она требует, чтобы я решал свою судьбу здесь и сейчас. Я хочу дать себе возможность изменить свой взгляд на жизнь и свои главные цели, поэтому предлагаю немного модифицировать его:
- Планируйте день.
- Составьте план на неделю/месяц.
- Составьте план на год/несколько лет.
Я считаю, что цели, которые мы ставим, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому я рекомендую не ставить цели на срок более двух лет. Полезно регулярно оглядываться назад, анализировать достигнутое и ставить новые цели.
Я предлагаю вам начать с постановки цели на ближайшие один-два года. Цель должна быть сформулирована в соответствии со стандартом SMART:
SMART — это аббревиатура, используемая в управлении проектами и администрировании для постановки целей и определения задач.
| Акроним — . | Термин используется для описания определения SMART, а его аббревиатура — для описания определения термина и его аббревиатуры. |
|---|---|
| S — специфический | Специальный |
| М — Измеримые | Измеримые |
| A — Достижимо | Выполнимо |
| R — относительный | Соответствующий |
| Т — временный | Временный |
Цель должна быть:
- Конкретный Например: «Увеличение совокупного семейного дохода».
- Измеримость: Воздействие должно быть измеримым. Если это количественный показатель, мы должны указать единицы измерения, а если это качественный показатель, мы должны указать точку отсчета для поведения. Например, «увеличить доход семьи на 25% по сравнению с доходом этого года».
- Выполнимо Мы должны четко понимать, что у нас есть возможности для достижения этой цели. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, вряд ли мы сможем увеличить свой доход на 500% за два года.
- Похожие. Мы должны убедиться, что работа действительно необходима.
- Временные рамки. Важно определить временные рамки, в течение которых мы достигнем цели.
Важно помнить, что чем больше цель, тем глубже яма, если она не достигнута.
Давайте сформулируем пример правильной SMART-цели:
- К 31 декабря 2021 года (крайний срок) я увеличу свой доход (конкретный) на 25% от текущего дохода (измеримый) за счет повышения уровня квалификации и сложности задач на работе (достижимый).
