Наиболее важной личностной характеристикой менеджера по организации мероприятий работодатели считают коммуникативные навыки, умение находить подход к разным людям. На освоение основных навыков уходит 4-6 месяцев.
Как работает ивент‑агентство: поиск форматов, распределение заказов, сезонность
Когда Марии Якиминской надоело работать помощником нотариуса в Нижнем Новгороде, она устроилась в ивент-агентство и за полгода приобрела достаточно опыта, чтобы начать собственный проект. Вначале ей приходилось делать по 50 звонков в день, чтобы найти клиентов. Только когда количество холодных звонков превысило 2 000, ей удалось заполучить несколько корпоративных клиентов.
В первый год предприниматель наблюдал за работой декораторов, изучал банкетный менеджмент и работал волонтером на крупных мероприятиях. С тех пор прошло шесть лет, и за это время организация выработала свой собственный алгоритм ведения бизнеса.
Адаптация к рынку
Он унаследовал бренд «Barabaka Dog» от друга-видеографа, который основал агентство в 2014 году и быстро потерял к нему интерес. Мария заинтересовалась необычным названием и решила сама развивать бизнес.
Шесть лет назад работа ивент-агентства в Нижнем Новгороде строилась несколько иначе, чем сегодня: организаторов мероприятий сравнивали с агентами, которые просто собирали команду и координировали ее работу. Не было необходимости в творческих навыках и видении со стороны режиссера. Мария и ее партнер работали таким образом в течение года.
Бизнесмены хотели изменить стиль агентства, и в поисках альтернативы они отправились в Крым, который тогда был модным и популярным направлением, которое все хотели развивать, а также в Москву и Санкт-Петербург, чтобы набраться опыта.
Мария изучала банкетный менеджмент, чтобы правильно выполнять работу официантов, прошла краткий курс управления сценой и сопровождала декораторов на ночных монтажных работах, чтобы понять, как строятся декорации. Группа решила посетить за свой счет крупные мероприятия в других городах, чтобы понять, как они организованы.
Постепенно городской рынок менялся, и другие агентства также расширяли свой функционал: задача организатора усложнялась, и теперь необходимо было не только управлять процессами мероприятия, но и предлагать креативные решения клиенту.
В Barabaka Dog таким образом организуются частные торжества — юбилеи и свадьбы — и корпоративные мероприятия. Детские праздники не организуются вообще. «На корпоративном мероприятии клиент ждет, что вы выложитесь на сто процентов, найдете для него все, — объясняет Мария Якиминская, — на частном мероприятии мы работаем как одна команда: клиент рассказывает нам о гостях, мы вместе продумываем взаимодействие. С теми, кто просит нас удивить их, у нас, скорее всего, ничего не получится».
«Клиенты приходят ко мне за конкретной свадьбой. Так же, как в ресторан приходят, чтобы заказать определенное блюдо, — говорит Мария, — ко мне приходят люди, которые уже что-то знают обо мне. Каждая свадьба, которую я и моя команда проводим, отражает мою индивидуальность. Так работают все организаторы свадеб.
Главная задача свадебного распорядителя на свадьбе — дать гостям понять, что их ждали. С точки зрения организатора банкетов они должны следить за тем, соответствует ли подаваемая еда предпочтениям гостей, и убедиться, что все гости на свадьбе учтены.
«На 5% всех свадеб обычно случаются сюрпризы, — говорит Мария, — поэтому у вас всегда должна быть с собой аптечка. На одной свадьбе у невесты была внезапная аллергическая реакция на крабов, мы вызвали скорую помощь, дали ей антигистаминные препараты, а врачи сделали ей укол.
Сложнее работать за пределами города, где нет инфраструктуры. На одну из таких свадеб команда Марии привезла световое и звуковое оборудование, которому требовалось дополнительное электричество. В результате произошло короткое замыкание, светорежиссер получил травму, а свет в клубе погас. Как будто этого было недостаточно, эмси также попал в аварию.
«Невеста позвонила и сказала, что готовится к выездной церемонии, — вспоминает бизнесмен, — мы нашли причину короткого замыкания, вернули нашего ведущего, и никто ничего не узнал.
Свадебный организатор руководит командой различных специалистов, подобно тому, как дирижер руководит оркестром. В Barabaka Dog работает хорошо обученная команда: несколько ведущих, фотографы, визажисты, видеографы, флористы и декораторы. Молодые специалисты с хорошим потенциалом всегда приглашаются к участию.
«У нас маленький город, поэтому высококвалифицированных специалистов не так много, и они пользуются большим спросом, — говорит Мария, — но если все спланировать заранее, то можно привлечь к проекту любого профессионала.
Агентство часто испытывает трудности с поиском цветов — все идет через столицу. Легко может случиться так, что поставщики принесут ярко-розовые пионы вместо светло-розовых, и тогда организатору придется объяснять ситуацию клиенту. Бывает трудно приобрести техническое или декоративное оборудование. Перевозка реквизита из Москвы перед мероприятием — типичная часть работы.
От Нижнего Новгорода до Москвы — 400 километров, это расстояние можно преодолеть за несколько часов и за 759 рублей, поэтому агентство часто вызывает московских специалистов — видеографов, фотографов, ведущих, и это лишь незначительно увеличивает стоимость.
При выборе свадебного агентства клиенты обращают внимание на бюджет, идеи организатора, имя и стиль.
Частными мероприятиями занимаются два менеджера: Мария сама проводит 70% сессий, а также берет на себя более сложные задания. Сейчас предприниматель одновременно обслуживает 25 свадеб и 5 корпоративных мероприятий.
После подписания контракта команда подбирается в соответствии с бюджетом и темпераментом клиента — для более активных и веселых и для более спокойных клиентов. В первые две-три недели выбираются места проведения.
Затем брифинг используется для разработки идеи и содержания свадьбы: «Клиент приходит к организатору, чтобы сэкономить время, — объясняет Мария, — в нашей команде мы разрабатываем технический и творческий график и определяем все технические работы».
В 75% случаев агентство вместе с невестой выбирает все — от места проведения свадьбы до стилиста и выбора платья.
Затем вы можете сшить или заказать костюмы для своей компании. Потому что нанимать постоянно — не вариант. Может случиться так, что подходящих костюмов не окажется. Или они некачественные. Или они срочно необходимы.
Ошибка №1: работа без сметы
Один из организаторов признался, что подошел к своему первому концерту как любитель. Не понимая, что происходит, он потратил 30 000 рублей на целевую рекламу вместо оптимальных 15 000, не представляя, сколько денег он заработает, и просто надеялся, что хотя бы покроет расходы. Билеты продавались плохо, но в итоге у меня их вообще не было. Мне повезло.
Если вы не хотите беспокоиться о результате, важно учесть все расходы и способы заработка, составить смету и правильно рассчитать стоимость билета. Мы написали статью о том, как это сделать — обязательно прочитайте ее!
Минимум 30% должна составлять ваша прибыль. Существует негласная рекомендация: разница между вашим прогнозируемым валовым доходом и расходами должна составлять 30-40%. Таким образом, вы будете финансово защищены.
Ошибка №2: просчеты при выборе артиста
Организаторы иногда действуют произвольно и выбирают тех, от кого зависят их средства к существованию. Одного из наших собеседников уговорил знакомый, который заверил его, что артист востребован, и пообещал заполнить зал. Но он не успел: из 200 билетов было продано только 40. Оказалось, что художник не был популярен в этом районе.
Все расходы взял на себя организатор — ему пришлось оплатить гонорар, гостиницу, транспорт и аренду помещения из собственного кармана. Несмотря на неудачу, он не пал духом и продолжал организовывать концерты. Но он начал подходить к подготовке более тщательно и серьезно.
Ошибка №3: боязнь заниматься турами
Мало кто приходит организовывать туры — это другой уровень ответственности, требующий больше усилий и времени. Но если вы готовы вложить деньги, они окупаются сразу — промоутеры артистов предпочитают промоутеров, которые умеют работать с турами.
Помните, что затраты и риски выше. Один из туроператоров, с которым мы говорили, рекомендует создать финансовую «подушку безопасности». Например, если гонорар художника составляет более одного миллиона рублей, у вас должно быть в наличии более 5 миллионов рублей. Он также отметил, что важно выбрать правильную службу продажи билетов. Если платформа не обладает достаточными возможностями, «сбоит» при повышенной нагрузке или не обеспечивает качественную поддержку, вам будет сложно работать над крупными проектами.
По словам организатора, нереально все делать самому и контролировать каждое действие. Представьте, что вам придется заключать договор с билетным агентом в каждом из десятков городов — какое-то время вы будете иметь дело исключительно с документами. Онлайн-платформа для продажи билетов может помочь ускорить и упростить этот процесс.
У нас вы найдете весь необходимый функционал для продажи билетов на мероприятия любого плана и масштаба. Деньги можно выводить когда угодно: на карты физлиц они поступают моментально, на счета ИП и юрлиц — в течение 4 часов в рабочий день.
Туроператоры, использующие Qtickets для продажи билетов, отмечают эти полезные функции:
Автоматизация промоутера. Промоутеры входят в систему и выбирают события, к которым они имеют доступ в своем личном кабинете. Промоутер видит все проданные билеты, за которые ему выставляется счет. Эта система может увеличить продажи билетов для холодной аудитории на 20%.
Промокоды и «настоящие» скидки. Их использование позволяет проводить рекламные акции, гарантирующие увеличение продаж до 15 %.
Билеты со скидкой. Эта функция создает ажиотаж вокруг мероприятия и показывает клиентам, что билеты распроданы и стоит поторопиться их приобрести.
«Еще один хороший вариант — оставшиеся билеты. Вы можете либо скрыть их, либо отобразить. Эта функция также помогает увеличить продажи.
Один из организаторов также упомянул о возможности работать лично с каждым клиентом, что позволило ему сэкономить около миллиона рублей. Когда турне 2020 года пришлось перенести на следующий год, многие клиенты хотели вернуть свои билеты. Другие платформы автоматически возвращали деньги в 99% случаев, в то время как с Qtickets решение зависело от организатора — наш клиент связался с клиентами, нашел компромисс и избежал убытков.
Другой указал на возможность немедленного вывода войск. Он сказал, что за три года сотрудничества ему ни разу не пришлось ждать — если нужны деньги, их можно собрать в кратчайшие сроки.
