Наиболее значимой характеристикой, которую работодатели ожидают от менеджера по организации мероприятий, являются коммуникативные навыки. Способность находить общий язык с разными людьми играет ключевую роль в успешном выполнении профессиональных обязанностей. Основные навыки в этой области можно освоить в течение 4-6 месяцев.
Как работает ивент‑агентство: поиск форматов, распределение заказов, сезонность
Когда Марии Якиминской стало скучно работать помощником нотариуса в Нижнем Новгороде, она решила сменить род деятельности и устроилась в ивент-агентство. Всего через полгода, накопив достаточно опыта, Мария была готова к запуску собственного проекта. В начале своей карьеры ей приходилось совершать около 50 телефонных звонков в день в поисках клиентов. Однако только после того, как она сделала более 2000 холодных звонков, ей удалось привлечь несколько корпоративных клиентов, что стало значимым шагом в ее профессиональной жизни.
В течение первого года своей предпринимательской деятельности она активно изучала работу декораторов, знакомилась с банкетным менеджментом и работала волонтером на крупных мероприятиях, что позволило ей лучше понять процесс организации событий. Прошло шесть лет с тех пор, и за это время ее компания выработала свои уникальные подходы и алгоритмы ведения бизнеса, ориентируясь на современные потребности рынка.
Адаптация к рынку
Мария унаследовала название «Barabaka Dog» от своего друга-видеографа, который основал агентство в 2014 году, но быстро утратил интерес к нему. Она нашла это название оригинальным и решила развивать бизнес самостоятельно. Шесть лет назад рынок ивент-услуг в Нижнем Новгороде работал несколько иначе: организаторов событий воспринимали как агентов, которые просто собирали команду и контролировали ее работу. В то время не было особой необходимости в творческих способностях и художественном видении, которые сейчас считаются важными составляющими успеха.
Вместе с партнером Мария работала по такой схеме в течение года. Бизнесмены стремились изменить имидж агентства, и в поисках новаторских решений они отправились в Крым, который тогда считался модным направлением, а также в Москву и Санкт-Петербург, чтобы перенять полезный опыт.
Параллельно с этим, Мария изучала азы банкетного менеджмента, чтобы справляться с обязанностями официантов, прошла краткий курс управления сценой и активно участвовала в ночных монтажах декораций. Также они решили за свой счет посетить масштабные мероприятия в других городах, что дало им возможность увидеть, как организованы подобные события на профессиональном уровне.
Со временем городской рынок начал меняться, и другие ивент-агентства также начали расширять свои функциональные возможности. Задача организатора мероприятий стала более сложной: помимо управления процессами, от организаторов ожидалось, что они будут предлагать своим клиентам креативные решения и оригинальные идеи.
В «Barabaka Dog» организация включает проведение частных торжеств, таких как юбилеи и свадьбы, а также корпоративные мероприятия. Агентство сознательно избегает организации детских праздников. «На корпоративном мероприятии клиент рассчитывает на то, что мы приложим все усилия и найдем для него максимально удобные решения, — комментирует Мария Якиминская. — На частных мероприятиях мы стараемся работать как единая команда: клиент делится информацией о своих гостях, и совместно мы разрабатываем подходы к взаимодействию. Если клиент ставит задачу удивить гостей с помощью экстравагантных решений, шансы на успешный результат могут быть минимальны.»
«Зачастую клиенты приходят ко мне за конкретным событием, например, свадьбой. Похожим образом, как люди идут в ресторан, чтобы заказать определенное блюдо, — говорит Мария. — Это связано с тем, что уже существует представление о моем подходе и стиле. Каждая свадьба, которую моя команда и я проводим, несет в себе отражение моей философии и индивидуальности. Так действуют практически все организаторы свадеб.»
Основная задача свадебного распорядителя во время мероприятия – создать атмосферу, в которой гости почувствуют, что их ждали. С точки зрения организатора банкетов, крайне важно следить за тем, чтобы подаваемая еда соответствовала предпочтениям гостей, обеспечивая комфорт и удовлетворение каждого из них.
«На 5% всех свадеб всегда возникают неожиданные ситуации, — высказывает свое мнение Мария. — Поэтому у меня всегда под рукой аптечка. Например, на одной из свадеб у невесты резко возникла аллергическая реакция на крабов, и нам пришлось вызывать скорую помощь. Мы предварительно дали ей антигистаминные препараты, а врачи позже сделали ей укол.»
Работа за пределами города представляет собой дополнительные сложности, особенно в тех случаях, когда отсутствует необходимая инфраструктура. В одном из случаев, когда команда Марии организовывала свадьбу на выезде, они привезли световое и звуковое оборудование, которому для работы требовалась дополнительная электроэнергия. В результате произошло короткое замыкание, травму получил светорежиссёр, а свет в клубе погас. И на этом неприятности не закончились — ведущий также попал в аварию.
«Невеста позвонила и сообщила, что уже готовится к выездной церемонии, — вспоминает Мария, — мы разобрались с причиной короткого замыкания, вернули нашего ведущего, и, что интересно, ни один из гостей даже не узнал о происшествии.»
Свадебный организатор управляет командой профессионалов, как дирижер ведет оркестр. В «Barabaka Dog» трудится хорошо подготовленная команда: в ней есть ведущие, фотографы, визажисты, видеографы, флористы и декораторы. Кроме того, молодые специалисты с высоким потенциалом часто привлекаются к участию в проектах.
«У нас маленький город, поэтому квалифицированных специалистов не так много, и спрос на них велик, — говорит Мария. — Но с хорошей организацией и планированием можно привлечь к проекту практически любого профессионала.»
Агентство часто сталкивается с проблемами при закупке цветов, ведь все они поставляются через столицу. Не редкость, когда поставщики доставляют ярко-розовые пионы вместо светло-розовых, и тогда организатор оказывается в необходимости объяснять ситуацию клиенту. Часто возникают сложности и с приобретением технического или декоративного оборудования, что делает перевозку реквизита из Москвы до мероприятия обыденным, но непростым процессом.
Расстояние от Нижнего Новгорода до Москвы составляет 400 километров, что можно преодолеть всего за несколько часов. С учетом затрат, которые не превышают 759 рублей, агентство часто вызывает специалистов из столицы — видеографов, фотографов, ведущих, что лишь слегка увеличивает общую стоимость мероприятия.
При выборе свадебного агентства, клиенты уделяют внимание нескольким факторам: бюджету, креативным идеям организатора, его репутации и стилю работы.
Частными мероприятиями в агентстве занимается два менеджера, и Мария проводит 70% сессий самостоятельно, при этом она не боится брать на себя более сложные задачи. В настоящий момент предприниматель одновременно курирует 25 свадеб и 5 корпоративных мероприятий.
После того как контракт подписан, команда формируется в зависимости от бюджета и темперамента клиента — для более активных и веселых клиентов, а также для более спокойных. В первые две-три недели осуществляются выбор мест для проведения мероприятий.
Затем происходит брифинг, использующийся для разработки концепции и содержания свадьбы: «Клиент обращается к организатору, чтобы сэкономить время, — уточняет Мария. — Внутри нашей команды мы разрабатываем техническое и творческое расписание и определяем все технические работы.»
В 75% случаев агентство совместно с невестой выбирает всё — от места проведения свадьбы до выбора стилиста и платья.
Затем можно сшить или заказать костюмы для своей команды. Нанимать сотрудников постоянно было бы нецелесообразно, так как бывает, что подходящих костюмов нет. Либо качество не устраивает, либо они срочно понадобились.
Ошибка №1: работа без сметы
Один из организаторов признался, что свой первый концерт он подготовил как любитель. Понимая, что происходит, он потратил 30 000 рублей на целевую рекламу вместо оптимальных 15 000 и не имел представления о том, сколько денег ему удастся заработать, надеясь хотя бы покрыть расходы. Билеты продавались с трудом, но в конечном итоге их и вовсе не оказалось. Ему повезло не столкнуться с серьезными убытками.
Если вы не хотите беспокоиться о результате, важно учесть все предстоящие расходы и потенциальные доходы, составить смету и правильно рассчитать стоимость билета. Мы написали статью, которая поможет вам в этом — не упустите возможность ознакомиться с ней!
Ваша прибыль должна составлять минимум 30%. Также существует негласное правило: разница между предполагаемыми валовыми доходами и расходами должна составлять 30-40%. Это придаст вам финансовую уверенность.
Ошибка №2: просчеты при выборе артиста
Иногда организаторы проявляют недостаточную бдительность и выбирают исполнителей, от которых зависит их успех. Один из собеседников рассказал, как знакомый убедил его в популярности какого-то артистa, уверяя, что тот заполнит зал. Однако на деле оказалось, что из 200 билетов удалось продать лишь 40. В результате артист оказался малознакомым в данном районе.
На организатора легли все расходы: ему пришлось своими силами оплачивать гонорар, гостиницу, транспорт и аренду помещения. Несмотря на случившуюся неудачу, он не растерялся и продолжил развивать проекты, но стал подходить к подготовке с гораздо большей серьезностью.
Ошибка №3: боязнь заниматься турами
Никто охотно не берется за организацию туров — это совершенно другой уровень ответственности, который требует больше усилий и времени. Однако если вы готовы вложиться, возможные прибыли могут сразу же оправдать затраты — продюсеры артистов предпочитают работать с теми промоутерами, кто умеет организовывать гастроли.
Не забудьте, что риски и траты будут значительными. Один из туроператоров, с которым мы общались, советует иметь финансовую «подушку безопасности». Например, если гонорар артиста превышает один миллион рублей, вам следует иметь в наличии более 5 миллионов рублей. Также стоит уделить внимание выбору надежной платформы для продажи билетов. Если он не сможет обеспечить должную поддержку, вам будет сложно работать над крупными проектами.
По словам организатора, нереально контролировать каждый процесс самостоятельно. Представьте, сколько времени вам потребуется для заключения договоров с билетными агентами в каждом из десятков городов — вы будете углублены в бумажную работу. Использование онлайн-платформы для продажи билетов может значительно упростить и утилизировать этот процесс.
На нашей платформе вы найдете весь необходимый функционал для продажи билетов на мероприятия любого масштаба. Финансы можно выводить в любое время: на карты физических лиц они поступают мгновенно, а на счета индивидуальных предпринимателей и юридических лиц — в течение 4 часов в рабочие дни.
Туроператоры, работающие с Qtickets, подчеркивают полезность таких функций:
Автоматизация процесса для промоутеров. Они могут легко войти в систему и выбрать события, к которым имеют доступ в личном кабинете. Промоутеры видят все проданные билеты, за которые им выставляется счет. Эта система позволяет увеличить продажи билетов для холодной аудитории на 20%.
Промокоды и «реальные» скидки. Их использование дает возможность провести рекламные акции, которые обеспечивают рост продаж до 15%.
Скидочные билеты. Эта функция формирует интерес вокруг мероприятия, подчеркивая клиентам, что места заканчиваются и есть необходимость поторопиться с покупкой.
«Еще один отличный вариант для продаж — это скрытые или отображаемые остатки билетов. Это также создает дополнительное вдохновение для продажи.»
Кроме того, один из организаторов отметил, что работа с каждым клиентом индивидуально помогла ему сэкономить около миллиона рублей. Когда запланированное турне 2020 года пришлось перенести на следующий год, многие клиенты хотели возврат своих билетов. Некоторые платформы возвращали деньги автоматически в 99% случаев, в то время как с Qtickets это зависело от организатора — наш клиент сам напрямую занимался коммуникацией с клиентами, находил компромисс и избежал убытков.
Другой же организатор поделился опытом немедленного вывода средств. Он отметил, что за три года сотрудничества ему ни разу не пришлось ждать — если ему нужны были деньги, он получал их в кратчайшие сроки.
