В завершение рассмотрим, что думает знаменитый американский мотивационный оратор, гуру тайм-менеджмента и эксперт в области саморазвития Брайан Трейси о том, какие действия следует предпринять для повышения вашей эффективности.
10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?
Основные принципы тайм-менеджмента служат важной отправной точкой для того, чтобы сбалансировать различные аспекты вашей жизни. Они помогут вам организовывать свой рабочий день так, чтобы избежать ненужной спешки, вернуться домой вовремя и выделить время для активного отдыха или хобби, что, безусловно, будет способствовать общему благополучию.
Если в вашей жизни отсутствует четкий план на каждый день и стратегический подход на месяц, это может быстро привести к перегрузке на работе. Когда усталость и нервозность становятся вашими постоянными спутниками, стоит задуматься о пересмотре своих методов управления временем.
10 главных принципов планирования
- Выделите 10 минут на планирование своего следующего дня. Успешные люди привносят эту привычку в свою жизнь, уделяя время на планирование каждую ночь. Это позволяет им избежать волнений и стресса в течение следующего рабочего дня.
- Составляя план, опирайтесь на свои реальные возможности. Не стоит перегружать свой день или неделю, лучше равномерно распределять задачи, чтобы выполнять их без напряжения и волноваться меньше.
- Изучите подходящие циклы работы и отдыха, которые будут способствовать вашей продуктивности и восстановлению. К примеру, вы можете использовать несколько различных режимов:
- 55 минут работы и 5 минут короткого отдыха,
- 90 минут занятий и 15 минут на перезагрузку.
Исследования подтверждают, что короткие перерывы действительно помогают мозгу восстанавливать концентрацию. В предыдущей статье мы также обсуждали, почему усталость может накапливаться на работе. Активная физическая деятельность и смена активности необходимы для «перезагрузки» нашего ума и тела.
ВАЖНО: Время, проведенное вдали от компьютера, очень важно. Избегайте бесконечного листания социальных сетей на своем смартфоне, вместо этого лучше выберитесь на короткую нехитрую прогулку по офису, чтобы размять мышцы и восстановить силы.
- Не создавайте лишнего беспорядка. Записывайте срочные, важные, статусные, долгосрочные и краткосрочные задачи в разные колонки. Правильнее планировать сразу на неделю или даже месяц, чтобы видеть общую картину.
- Запланируйте выполнение самых сложных задач на первую половину дня, чтобы решить их, пока энергия на высоте. Разделяйте сложные задачи на более мелкие и работайте с ними по логическому порядку. Если во время обеденного перерыва у вас появляются новые задачи, внесите их в уже существующий план, обдумав, что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать до следующего дня.
- Постарайтесь исключить необходимость выполнения нескольких задач одновременно. Совсем недавно проведенные исследования показали, что многозадачность — это неэффективная стратегия, способная истощать ваши умственные и эмоциональные ресурсы.
- Оставайтесь гибкими и корректируйте свой график по мере необходимости в течение дня. В противном случае есть риск не только выбраться из графика, но и не найти способа вернуться к нему.
- Научитесь говорить «нет». Не позволяйте банальным разговорам, жалобам и сплетням отвлекать вас и забирать ваше драгоценное время.
- Создайте оптимальный план на день, но не забудьте оставить короткие временные промежутки для возможной корректировки.
УЧИТЕСЬ! Стремление к строгому соблюдению графика может стать источником стресса, если не прислушиваетесь к своему состоянию и не корректируете планы в соответствии с вашими потребностями.
Следование этим рекомендациям будет полезным, если вам кажется, что вы всё время не успеваете на работе. Ориентируйтесь на то, чтобы завершать задачи до установленных сроков — это станет основой для дальнейшего карьерного роста.
Учимся планировать на неделю, месяц вперед
Теперь пришло время детально рассмотреть, как правильно организовать свою работу, чтобы успевать всё. Основное внимание следует уделять планированию.
Вам нужно выбрать, какой инструмент для планирования будет для вас наиболее комфортным.
- Электронные ежедневники хороши тем, что вы можете редактировать, менять порядок, удалять и добавлять задачи, наблюдать за своим расписанием на протяжении всей недели или месяца на одном экране и иметь доступ к данным с разных устройств.
СОВЕТ: Используя различные цвета для задач, сразу можно заметить срочные задания, сроки выполнения проектов и загруженность каждого дня. Выбор онлайн-планировщиков огромен, и многие из них предлагают бесплатные версии.
Оптимальным решением будет наличие и бумажного, и электронного планировщика. Не забывайте синхронизировать данные между ними как можно чаще, чтобы не упустить ничего важного.
Важно помнить, что слишком общие и слишком подробные планы могут быть неэффективными: первые не содержат всей необходимой информации, тогда как вторые создают путаницу. Следуйте определенным принципам долгосрочного планирования:
- При назначении деловых встреч запишите полное имя, должность и номер телефона, чтобы у вас не возникало затруднений в последующем, и вы не тратили время на поиск информации.
- Сразу после назначения встречи добавьте запись о времени и месте в ваш планировщик; также отметьте документы, которые нужно взять с собой, и запишите контактные данные, адреса и другую важную информацию в отдельной колонке.
- Распределите свои задачи на неделю так, чтобы наиболее важные дела выполнять в четверг, ведь именно тогда многие начинают чувствовать усталость; более простые задачи лучше перенести на конец недели. Четко сформулируйте ваши цели и индивидуальные планы.
- Детально проработайте долгосрочные проекты и планируйте свое время так, чтобы завершить их за несколько дней до крайних сроков; если есть риск не уложиться, оставьте менее сложные проекты «на потом».
ВНИМАНИЕ! Если вы используете правило сразу же записывать задачи в календарь и планировать время для их выполнения, у вас никогда не возникнет проблем с соблюдением сроков.
Что делать, когда у вас завал на службе?
Прежде всего, постарайтесь не поддаваться панике. Вместо того чтобы бубнить себе: «Я не успеваю по работе», сосредоточьтесь на действии.
Вот пошаговое руководство, как эффективно убрать блокировки и справляться с объемом работы:
- Классифицируйте свои задачи. Создайте отдельные списки для документов, счетов, переговоров и встреч — это поможет лучше организоваться.
- Задачи, выполнение которых зависит только от вас, отметьте зеленым цветом.
- Задания, которые вы выполняете в команде, выделите желтым цветом.
- Задачи, не терпящие отлагательства, пометьте красным цветом.
- Во время встречи возьмите с собой задачи, отмеченные желтым и красным цветом, и вместе с коллегами определите порядок и сроки их выполнения. Сразу затем внесите эти задачи в свой недельный график, проверяя, реально ли их выполнить в обозначенные сроки. Если нужно, согласуйте свои действия с другими участниками процесса.
- Начинайте выполнение задач из зеленого и красного списков; задачи из зеленого списка равномерно распределите по неделе и выполняйте согласно плану, не дожидаясь, когда они превратятся в «красные».
- Как только ваши задачи будут упорядочены, вы сможете просто составить эффективный план, реалистичный по срокам.
- Поговорите с руководством, если ваши коллеги часто задерживают вашу работу. Если вы начальник, примите необходимые меры.
ВАЖНО: Часто блокировки возникают из-за того, что вы попусту проводите время, общаясь в социальных сетях и мессенджерах. Спрячьте телефон и заблокируйте доступ к социальным сетям на рабочем компьютере, и приступайте к работе!
Когда работы становится слишком много, у вас просто не остается времени на их завершение. Эффективное планирование — ключ к тому, чтобы избежать спешки и не упустить сроки выполнения задач.
Если сложившаяся ситуация обусловлена плохой организацией рабочего процесса, обязательно поговорите с вашим руководством. Если организация остается на низком уровне, возможно, стоит искать другое место работы. Проживание в условиях постоянного стресса может привести к серьезным проблемам со здоровьем и негативно сказаться на всех аспектах вашей жизни.
Многие из нас мечтали бы о том, чтобы распределить свое время так, чтобы успеть сделать больше. Но, к сожалению, это невозможно. Однако укрепить свою производительность в 1,5-2 раза вполне реально, сосредоточившись на эффективных методах выполнения привычных задач. В книге «Зарядись на 100%» вы найдете множество практических советов, которые могут вам помочь, среди которых мы выделили семь проверенных методов для достижения этой цели.
Анализ дня
Несмотря на прогресс технологий или даже благодаря ему, у людей остается всё меньше свободного времени для выполнения всех дел и для наслаждения жизнью. Чтобы выполнит все свои задачи и найти время для любимых занятий, необходим тщательный подход к планированию своего дня. Но важно не только планировать — необходимо также внимательно следовать намеченному порядку действий.
Первоначально перед тем, как планировать свои дела, полезно провести анализ, который покажет, сколько времени вы тратите на различные задачи. Определив это, вы сможете выявить, где можете «сэкономить» несколько минут или даже часов.
Ваш день начинается с пробуждения. Поскольку большинство людей заканчивают свой день ближе к полуночи, неудивительно, что многим трудно встать утром в форме. В итоге они просыпаются, судорожно собираются на работу, что приводит к постоянному беспорядку. Простое решение этой проблемы — упорядочить вечерами свои дела, что упростит утренние сборы.
Поэтому к вечеру утренний хаос начинает развеиваться. Приготовление еды, занятия с детьми, стирка и другие переживания становятся главными приоритетами, и утренний беспорядок постепенно уходит на второй план. В конечном итоге человек снова укладывается спать около двенадцати часов, и цикл повторяется.
Здоровье – прежде всего
Важно помнить, что забота о здоровье должна занимать первостепенное место. Работник должен спать минимум 8 часов в сутки. Качественный и полноценный сон сохраняет бодрость и позитивный настрой. Когда вы в хорошей физической форме и чувствуетесь энергичным, ваши дела идут гораздо легче и быстрее.
Не следует экономить на своем питании. Различные расстройства желудка могут серьезно снижать вашу работоспособность. Правильнее всего принимать пищу в свободное время, позволяя ей успеть перевариться должным образом, чтобы не страдать от последствий во время работы.
Ни минуты зря
Обязательно подсчитайте, сколько времени уходит на бессмысленные действия. Например, время, которое затрачивается на дорогу до работы или учебы, может оказаться утерянным. Эти драгоценные минут можно использовать для более продуктивного проведения времени. Ученики могут в транспорте повторять материал, а работающие могут отдохнуть или заняться более интересными делами.
Вы можете общаться с друзьями, просматривать социальные сети, проверять электронную почту или просто читать интересную книгу. Если вам необходимо записаться к врачу, можете это сделать во время ожидания в очереди. Короче говоря, каждый момент, который сейчас кажется вам потерянным во время поездки на общественном транспорте, можно использовать для выполнения таких дел, что обычно занимают у вас гораздо больше времени после работы или учёбы.
