Лишь 7% россиян предпочли курорты Краснодарского края, 2% решили провести время в Крыму, и столько же — 2% — выбрали зарубежные поездки. Для справки, согласно прогнозам аналитиков АТОР, этим летом 3,5 миллиона граждан России отправились на отдых заграницу, что подчеркивает актуальность выбора мест для отдыха.
Как работодателю подготовиться к сезону отпусков и спланировать отпуска сотрудников, когда все хотят в отпуск
Сезон отпусков в полном разгаре, и это означает, что вскоре ваши сотрудники начнут активно подавать заявки на отпуск, а также могут уходить в другие места, что может вызвать различные трудности в управлении рабочими процессами. В данной статье мы рассмотрим основные аспекты подготовки к сезону отпусков, а также предложим эффективные стратегии, которые помогут избежать ситуаций, когда стажеры будут отсутствовать, и как правильно спланировать бюджет организации. Итак, начнем!
Право на отдых тщательно регулируется законодательством Российской Федерации, в частности, Конституцией РФ, Трудовым кодексом, а также другими нормативно-правовыми актами и законами. Минимально установленный период оплачиваемого ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Увеличение данного срока будет являться благоприятным для сотрудников, однако сокращение — недопустимо с юридической точки зрения. Также следует учитывать, что определенные категории работников, занятые в условиях вредного или опасного труда, имеют право на дополнительные дни ежегодного отпуска. Тем не менее, данная тема не имеет отношения к интернет-магазину, поэтому ее мы рассмотрим подробнее в другой раз.
Отпуск может быть разделен на несколько частей, что является законной практикой. Однако существует условие, которое необходимо учесть: продолжительность одной части отпуска не может составлять менее 14 календарных дней. Это означает, что работник должен выбрать хотя бы половину положенного ему отпуска за один раз, тогда как оставшуюся часть может взять по своему усмотрению. Важно также отметить, что работник имеет право перенести один день отпуска на следующий год, поскольку закон не запрещает такую практику.
Право на оплачиваемый отпуск возникает у работника спустя 6 месяцев после его официального трудоустройства. На данный момент работник имеет право на 14 дней отпуска, а не на полные 28, которые могут быть использованы только через 11 месяцев работы. Если на момент планируемого отпуска работник находится на больничном, срок его отдыха увеличивается на количество дней, проведенных в больнице. Тот же принцип распространяется и на государственные праздники: если они приходятся на период отпуска, то он также продлевается на соответствующее количество дней.
Оформление отпуска должно проходить в установленном порядке. Для начала работник обязан подать официальное заявление на отпуск. Данный документ необходимо подписать как сотруднику, так и руководителю. Обычно такое заявление подается не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты начала отпуска. Далее, на основе этого письма, должно быть подписано соответствующее распоряжение, которое также подлежит утверждению со стороны или руководителя, или иного уполномоченного лица, например, заместителя директора.
На изображении представлен пример заявления на отпуск, который может быть заполнен сотрудником.
После этого бухгалтерия должна рассчитать размер отпускных — отпускного пособия. Выплата этого пособия осуществляется не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Так, размер отпускных устанавливается на основании среднегодового заработка сотрудника за последние 12 месяцев работы. Далее этот показатель делится на 29,3, что равняется среднему количеству календарных дней в году, для получения величины дневной заработной платы.
Если работник покидает компанию до того, как ему удается воспользоваться своим правом на отпуск, он получает соответствующую компенсацию за неиспользованный отпуск. Эта компенсация также рассчитывается по ранее описанной формуле. И, в заключение, важно помнить: отпуск — это не просто право, это также обязанность. Запрещено отказывать работнику в предоставлении отпуска более двух лет подряд.
Как правильно подготовиться к сезону отпусков
Составляйте график отпусков
Планирование является основополагающим, и в период отпусков это утверждение приобретает особую значимость. График позволяет рационально распределить обязанности среди сотрудников и выработать финансовый план. График отпусков можно составить двумя способами: либо вы устанавливаете его самостоятельно, не учитывая пожелания работников, либо опрашиваете их о предпочтениях. Важным моментом при этом является то, что на практике работодатель обычно обращается с вопросом о пожеланиях сотрудников, а затем формирует предварительный график, который затем корректируется в соответствии с возможностями компании и предпочтениями работников. Однако следует понимать, что это требует чуть больше дипломатии и умений, вдобавок к строгости, так как летом почти все хотят активно отдыхать.
Опытные менеджеры в сфере управления персоналом часто придерживаются правила: если в вашей компании работает 12 сотрудников, то на каждый месяц должен быть запланирован отпуск хотя бы одного человека, независимо от сезона. Однако в случае, если ваша организация позволяет уволить нескольких работников одновременно, нет смысла отказывать им в летнем отдыхе. Широко практикуется подход, при котором сотрудники, уже отдохнувшие летом в предыдущем году, просят взять отпуск в более поздние сезоны, например, осенью или зимой, и наоборот. Тем не менее, необходимо иметь в виду, что существуют особые категории работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время и междусобойные соглашения не распространяются на них. Это могут быть, к примеру, родители детей-инвалидов, участники аварии на Чернобыльской АЭС, добровольные доноры или ветераны Великой Отечественной войны, а также иные категории. Также работники с неполной занятостью имеют право на проведение отпусков одновременно с основной частью трудового коллектива. У этих сотрудников также имеется собственный график, который нужно учитывать при составлении общего плана.
На данном изображении – образец графика отпусков, предлагающий наглядное представление структуры распределения отпусков среди работников.
Не забудьте распечатать и утвердить график отпусков, чтобы сотрудники могли его подписать. Для повышения прозрачности лучше всего разместить его на видном месте в офисах, чтобы все сотрудники могли ознакомится с ним. Рекомендовано составлять график в конце каждого года на следующий год. Оптимально не откладывать этот процесс до декабря, лучше начать уже в октябре или ноябре.
Планируйте бюджет
Как уже упоминалось, работник, ухаживающий в отпуск, имеет право на выплату среднего заработка в это время. Теперь представьте ситуацию: у вас большое количество сотрудников, которые одновременно отправляются в отпуск, и всем им потребуется осуществить единовременные выплаты отпускного пособия. Данный факт может повлечь за собой достаточно значительные финансовые затраты, особенно если у вас в компании установлен постоянный и приличный уровень заработной платы. Если ваш бизнес стабильно получает высокую прибыль, и у вас сформированы резервы, тогда сложностей возникнуть не должно. Однако в ситуации ограниченного бюджета это может стать настоящей проблемой.
Кроме того, необходимо помнить, что в период отпусков работник не приносит дохода компании, а ему все равно необходимо выполнить обязательства по выплатам, что еще больше усугубляет финансовую нагрузку.
Для того чтобы избежать неожиданных ситуаций, стоит заранее включить предполагаемые расходы в годовой бюджет – фонд заработной платы. Попросите ваших бухгалтеров произвести необходимые расчеты, дабы избежать проблем, когда сотрудники просят об отпуске, а вы не имеете возможности произвести нужные выплаты. Это особенно важно, если ваша компания выделяет дополнительные деньги для выплат помимо обязательных отпускных, что, хоть и не обязательно по закону, далеко не редкость, поскольку многие руководители хотят повысить мотивацию сотрудников.
На этом изображении продемонстрирована структура фонда заработной платы, что поможет лучше понять, как распределяются финансовые потоки в компании.
Не отпускайте взаимозаменяемых сотрудников одновременно
При планировании отпусков также необходимо учитывать, что ведение бизнеса требует наличия ключевых сотрудников, поэтому не следует отпускать взаимоисключающие позиции одновременно. Допустим, если у вас есть менеджер по продажам и старший менеджер, их одновременный уход в отпуск может привести к проблемам, и вам придется перерабатывать задачи самостоятельно или делегировать их вправо. Лучший способ избежать данной ситуации – убедиться, что эти работники находятся в отпуске в разные временные промежутки.
Обратите внимание также на незаметные расходы, которые стоит запланировать заранее, чтобы они не стали неожиданным финансовым бременем.
ПЛАНЫ НА ОТПУСК МЕНЯЛИ В ОСНОВНОМ ИЗ-ЗА ДЕНЕГ
Среди трех основных факторов, повлиявших на коррекцию отпускных планов россиян, респонденты упоминают экономическую нестабильность, которой столкнулись более трети опрошенных.
В общей сложности 35% респондентов отметили, что были вынуждены изменить свои намерения из-за экономических трудностей, утраты места работы, повышения цен или сокращения доходов. 18% сообщают, что не сумели полностью насладиться отпуском, а 15% не смогли реализовать свои планы из-за обстановки в стране, санкций или закрытия аэропортов на юге России.
В противоположность этому, 35% опрошенных все же смогли провести отпуск в том месте, которое изначально планировали. Замечено, что типичный респондент в данном случае — это либо человек, не работающий и не учащийся (56%), либо тот, кто удовлетворен своими доходами (50%). Иными словами, это лица, которые менее подвержены финансовым трудностям и, следовательно, имеют возможность гарантированного летнего отдыха, о чем сообщает ВЦИОМ.
Наряду с этим, интересен факт, что около трети опрошенных не собирались менять свои планы на отпуск, так как у них их попросту не было. Такое отношение чаще всего наблюдается среди пожилых людей (43%), неработающих пенсионеров (44%) и тех, кто недоволен своим финансовым положением (35%).
Удивительно, но половина респондентов, не планировавших летний отдых, были охарактеризованы как «активные зрители». На самом деле, эксперты ВЦИОМ не обнаружили корреляции между планами и реальным положением вещей.
САМЫЕ СТАБИЛЬНЫЕ ОТПУСКНИКИ – ДАЧНИКИ
Согласно статистике, 17% россиян вообще не брали летний отпуск. В этой группе наблюдается повышенная доля респондентов в возрасте 35-59 лет (23-22%) и тех, кто определяет свое финансовое положение как плохое (30%).
Дачники остаются самой стабильной группой респондентов, показывающей устойчивость к изменениям относительно планов на отдых с каждым годом. Более четверти россиян, опрошенных в текущем году, подтвердили, что намеревались провести отпуск на даче, и действительно оказались там. Данная тенденция сохраняется с 2018 года, и в 2023 году доля дачников возросла до 28% среди опрошенных.
Кроме того, около 33% респондентов взяли отпуск, но остались дома, в то время как 20% не стали брать отпуск вообще, а 16% отправились в другие российские регионы, исключая Крым и Краснодарский край.
7% россиян предпочли провести отпуск на курортах Краснодарского края, лишь 2% выбрали Крым, и столько же — 2% — отправились за границу. Напоминаем, что, согласно анализу AТОР, этим летом 3,5 миллиона россиян решили отдохнуть за пределами страны, что подчеркивает важность выбора места отдыха предпринимателями.
РОССИЯНЕ ПОТРАТИЛИ НА ОТПУСК МЕНЬШЕ, ЧЕМ ПЛАНИРОВАЛИ
По данным опроса, проведенного среди отпускников, они в среднем потратили 38 тысяч рублей на человека, что ниже ожидаемых расходов.
В мае мы проводили опрос о том, сколько россияне планируют потратить на отдых. Ответы респондентов варьировались, но средний бюджет на одного человека колебался около 45 тысяч рублей. На самом деле, данная сума практически остается такой же, как и в прошлом году, составляя 38 605 рублей. Однако в этом году наблюдается заметная разница между запланированными расходами и реальными затратами, как отметил Кирилл Родин, директор по связям с государственными органами ВЦИОМ, в сообщении ТАСС.
Данные анализа, представленные ВЦИОМ, по сути подчеркивают результаты, представленные ранее Фондом «Общественное мнение», который сообщает о том, что треть наших соотечественников принципиально не рассматривала возможность путешествий в космос.
